Hierbij wordt nagegaan welke activiteiten waarde toevoegen voor de klanten, en welke dat niet doen. Door deze zogenaamde 'verspillingen' te verminderen of zelfs te elimineren, kunt u de productiviteit van uw organisatie opkrikken. Maar hoe pakt u dat aan? Hoe begint u aan een dergelijke uitdaging?
Er zijn meerdere wegen die leiden tot succes. Het volgen van een opleiding zodat de basiskennis van lean en de verschillende vormen van verspilling goed gekend zijn, is een primaire noodzaak. Het aanleren van enkele specifieke lean technieken die voor uw situatie van toepassing zijn, is een tweede. Het uitdragen van de lean cultuur in de organisatie is eveneens cruciaal. Maar hoe doet u dat laatste?
Gemba wandeling
Een eenvoudige, maar zeer doeltreffende manier om dit te realiseren, is het regelmatig uitvoeren van een Gemba walk. Een wat?
Zoals bekend is het lean gedachtengoed afkomstig uit Japan, meer bepaald uit de Toyota fabriek. Vandaar dat heel wat termen uit het lean woordenboek afgeleid zijn uit het Japans, zo ook de 'Gemba wandeling'. Het Japanse woord Gemba betekent 'werkelijke plaats', of anders gezegd ‘plaats waar de waarde toegevoegd wordt voor de klant’. Vrij vertaald betekent dit de 'werkvloer'.
Een Gemba Walk is een dagelijkse wandeling over de werkvloer door de leidinggevende. De werkvloer dient hier begrepen te worden als de burelen waar de orders worden ingepland, waar de aankoopfunctie uitgevoerd wordt, waar de facturen opgemaakt en verwerkt worden, en ook de fabrieksvloer waar de productie gebeurt, de producten ingepakt en verzonden worden, … Kortom: alle processtappen waar activiteiten uitgevoerd worden om de klant het product en de service te bezorgen die hij of zij gevraagd heeft.
Het is van groot belang dat leidinggevenden zelf ervaren wat er op de werkvloer plaatsvindt door dagelijks aanwezig te zijn. Doorgaans duurt een gemba walk niet langer dan een kwartier tot een half uur.
M&M-managers
Vandaag de dag zien we in talrijke organisaties managers die bestempeld kunnen worden als 'M&M-managers', naar de activiteiten waar ze heel druk mee bezig zijn doorheen de dag: mails en meetings. Veel managers zijn heel de werkweek druk bezig met het verwerken van mails, en het hollen van meeting naar meeting. Op die manier verliezen velen het contact met de realiteit die zich afspeelt in de organisatie, en worden oordelen geveld en beslissingen genomen op basis van mails, besprekingen in meetings en de cijfers uit de managementrapporten.
Voordelen Gemba walk
Door dagelijks op de werkvloer te komen slaagt de manager er in om de processen goed te begrijpen. En vooral: de echte situatie te zien en te begrijpen. En niet de situatie die verwacht wordt of beschreven is in de documentatie.
Bovendien zal de manager, indien hij ofzij de juiste werkwijze hanteert tijdens de Gemba walk, respect en medewerking krijgen van de medewerkers.
Tijdens een dergelijke Gemba walk gaat de manager naar één welbepaalde processtap, observeert, stelt vragen en luistert. Door de klassieke Kipling vragen te stellen, goed en aandachtig te luisteren, en verder in te spelen op de antwoorden, krijgt de manager een inzicht in de realiteit van de processen. De medewerkers vinden het steeds fijn om aan de manager te laten zien en uit te mogen leggen hoe het proces verloopt. De stap naar de vraag “hoe kan dit beter, sneller, veiliger, goedkoper?” is dan klein. Door die suggesties op te pikken, en de medewerker te betrekken in de uitvoering van de voorstellen, worden stappen gezet op weg naar de lean cultuur.
Geen tijd voor een Gemba walk? Wat zou dan belangrijker zijn dan na te gaan in uw organisatie hoe de waarde gecreëerd wordt voor uw klanten? Wat zou dringender zijn dan samen met uw medewerkers te zoeken naar verbeteringen? Wat zou nuttiger zijn dan het betrekken van de competentie van uw medewerkers om hun processtappen sneller, eenvoudiger, gemakkelijker, veiliger, goedkoper en beter te maken?
Geen tijd om een kwartier per dag hieraan te spenderen? Echt niet?
