In de praktijk gebeurt het immers nog al te vaak dat bij de doorfacturatie van kosten de fiscale regels niet gevolgd worden. Dit kan bij een fiscale controle voor onaangename verrassingen zorgen. Hierna halen wij kort de basisprincipes aan inzake directe belastingen, waarbij we ook concrete voorbeelden geven uit de praktijk. De basisprincipes inzake btw vindt u in dit artikel.
Doorfacturatie van kosten - inkomstenbelastingen
Als hoofdprincipe geldt dat de aftrekbeperking wordt toegepast in hoofde van degene die de kosten maakt en deze uitgaven in diens beroepskosten opneemt, en dit ongeacht of de doorgerekende kosten afzonderlijk op factuur zijn vermeld. De aftrekbeperking geldt aldus niet in hoofde van de onderneming aan wie de goederen/diensten worden geleverd. Voor deze klant-onderneming worden deze doorgerekende kosten immers beschouwd als de vergoeding van de geleverde dienst/ het geleverde goed.
Hierna gaan we dieper in op 2 specifieke kostensoorten:
Autokosten
Tot en met aanslagjaar 2018 moest de aftrekbeperking van autokosten steeds conform voormeld principe worden toegepast. De aftrekbeperking moest aldus worden doorgevoerd bij diegene die de kosten heeft gemaakt, ook al werden deze autokosten doorgerekend aan derden zoals bijv. klanten.
Sinds aanslagjaar 2019 met name vanaf het belastbaar tijdperk dat ten vroegste aanvangt op 1 januari 2018 (via aanpassing van het artikel 66, §2 WIB, waarbij 4° werd toegevoegd) geldt voor autokosten dat de aftrekbeperking niet geldt voor kosten die aan derden worden doorgerekend, mits deze kosten uitdrukkelijk en afzonderlijk op factuur zijn vermeld.
Deze recente wetswijziging zorgt derhalve voor een uitzondering op het eerder gemeld hoofdprincipe. De fiscale aftrekbeperking van de (doorgerekende) autokosten dient niet langer te gebeuren bij de belastingplichtige die de kost gemaakt heeft en deze doorrekent, maar wel in hoofde van de derde aan wie de kosten worden doorgerekend.
Er zijn echter wel voorwaarden verbonden opdat de aftrekbeperking niet zou worden toegepast bij degene die doorrekent. Het moet met name gaan om autokosten die voor hetzelfde bedrag en door middel van een uitdrukkelijke en afzonderlijke vermelding op de factuur aan derden worden doorgefactureerd. Hieruit zou men kunnen afleiden dat het moet gaan om 1-op-1 doorrekeningen, zodat de uitzondering op het algemeen principe niet zou kunnen worden toegepast bij een zgn. forfaitaire doorrekening.
Ook zullen de CO2-uitstoot en de gebruikte brandstof verplicht moeten worden opgenomen op de factuur, zodat de derde aan wie de autokosten worden doorgerekend, in staat is om de correcte fiscale aftrekbeperking toe te passen m.b.t. tot de aan hem (doorgerekende) kosten.
Restaurantkosten
Een andere uitzondering, die reeds sinds lange tijd bestaat, is de doorrekening van restaurantkosten. Bijv. een consultant voert een project uit voor een klant, hetwelk tijdens een businesslunch wordt besproken. Indien de consultant de restaurantkosten eerst opneemt als beroepskosten in zijn boekhouding en ze nadien via een factuur op onverbloemde wijze en voor hetzelfde bedrag aan diens klant doorrekent, is de aftrekbeperking (31%) alleen van toepassing bij de klant.
Bovendien is de toepassing van deze uitzondering enkel van toepassing indien de aftrekbeperking ook daadwerkelijk wordt toegepast bij de klant die in België wordt onderworpen aan de personenbelasting, de vennootschapsbelasting of de belasting der niet inwoners (PV nr. 511, 26.4.1990, Volksv. De Croo, Bull., 701 p. 112). Noteer dat de rechtspersonenbelasting niet openomen is in voormeld lijstje. Merk op dat deze voorwaarde niet gesteld wordt in de eerder besproken recent gewijzigde regeling inzake doorgerekende autokosten. Ingeval een Belgische onderneming aldus aan een buitenlandse klant restaurantkosten apart op factuur doorrekent, zal de aftrekbeperking toch in hoofde van de Belgische onderneming moeten worden toegepast voor zover de buitenlandse klant niet over een Belgische inrichting beschikt in wiens hoofde de aftrekbeperking alsnog zou kunnen worden toegepast.
De factuur die de opdrachthouder maakt dient minstens de aard van de dienst, de naam van het restaurant en de datum van het diner te vermelden, alsook in bijlage een kopie van de restaurantnota.
Conclusie
Zodra een onderneming bepaalde kosten wenst ten laste te leggen van een klant moet telkenmale geanalyseerd worden op welke manier (factuurvermeldingen, BTW-%, ..) die kosten in rekening moeten worden gebracht. Zo niet kan men mogelijks bij een fiscale controle voor onaangename verrassingen komen te staan.
Deze artikels zijn voorbehouden voor publicatie in de nieuwsbrief Fiscale Wenken.
Neem contact op met één van onze experten
