Voor de ontbinding en de vereffening van de VOF en de CommV werden de regels onlangs nog gewijzigd. Het is van geen belang of de vennootschap is opgericht onder het oude of de nieuwe vennootschapswetgeving (die in voege is vanaf 1 januari 2020). De te volgen procedure is in beide gevallen dezelfde.
Gewone procedure: ontbinding en vereffening van de VOF en de CommV
De procedure bestaat steeds uit de volgende drie stappen:
Ontbinding van de vennootschap:
Om tot een ontbinding van de vennootschap over te gaan, dienen twee documenten opgemaakt te worden:
- De bestuurders dienen het voorstel tot ontbinding toe te lichten in het verslag van het bestuursorgaan. Dit omvat onder meer de motivering en de gevolgen van de ontbinding.
- Bij het verslag van het bestuursorgaan dient een staat van activa en passiva toegevoegd te worden. Deze staat dient in discontinuïteit opgesteld te worden, en mag niet meer dan drie maanden vóór de algemene vergadering (die over het voorstel tot ontbinding moet besluiten) afgesloten zijn.
Na opmaak van deze documenten kan de buitengewone algemene vergadering gehouden worden. Deze kan dan de beslissing nemen tot ontbinding van de vennootschap en een vereffenaar aanstellen. Eens de beslissing van de algemene vergadering is gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad is de vennootschap officieel in vereffening.
Vereffeningswerkzaamheden:
De vereffenaar kan nu zijn werkzaamheden uitvoeren. De activa van de vennootschap kunnen verkocht worden en de schulden kunnen afgelost worden. De boekhoudkundige verplichtingen (btw-aangifte, neerleggen van een jaarrekening, aangifte van de vennootschapsbelasting,…) blijven wel nog steeds gelden.
Sluiting van de vereffening
Wanneer de activa verkocht en de schulden betaald zijn, kan de vereffenaar zijn verdelingsplan opstellen. Er zijn echter drie mogelijkheden zijn:
- De vereffening is niet-deficitair: alle schulden zijn betaald;
- De vereffening is deficitair, maar het betreft schulden aan de aandeelhouders die akkoord gaan met het verdelingsplan;
- De vereffening is deficitair: de opbrengsten uit de realisatie van de activa volstaan niet om alle schulden te betalen. Het verdelingsplan dient dan voorgelegd te worden aan de Ondernemingsrechtbank, die het plan moet goedkeuren.
Na de opmaak van het verdelingsplan kan een bijzondere algemene vergadering beslissen om de vereffening te sluiten. Deze vergadering dient niet voor een notaris te worden gehouden. Eens het besluit van de bijzondere algemene vergadering in het Belgisch Staatsblad is gepubliceerd is de vennootschap definitief vereffend.
Alternatieve procedure: de ééndagsprocedure
U kan ook steeds kiezen voor een alternatieve procedure, waarbij de ontbinding en vereffening gebeuren in één akte. Hiervoor dient er cumulatief aan volgende voorwaarden te worden voldaan:
- Er is geen vereffenaar aangesteld door de algemene vergadering;
- Alle schulden ten aanzien van de aandeelhouders en derden zijn terugbetaald, de nodige gelden zijn geconsigneerd of men heeft een schriftelijke bevestiging dat de schuldvordering niet meer voldaan dient te worden;
- Alle aandeelhouders stemmen in met de ontbinding en vereffening;
- Indien er een resterend actief is, dient dit verdeeld te worden onder de aandeelhouders;
- De nodige verslaggeving werd opgemaakt.
De verslaggeving bestaat uit de volgende drie stukken:
- De bestuurders dienen het voorstel tot ontbinding toe te lichten in hun verslag van het bestuursorgaan. Dit omvat onder meer de motivering en de gevolgen van de ontbinding.
- Bij het verslag van het bestuursorgaan dient een staat van activa en passiva toegevoegd te worden. Deze staat dient in discontinuïteit opgesteld te worden, en mag niet meer dan drie maanden vóór de algemene vergadering (die over het voorstel tot ontbinding moet besluiten) afgesloten zijn.
- Indien er in de onderneming een commissaris is aangesteld of, als er geen commissaris is, dient het bestuursorgaan een bedrijfsrevisor of een externe accountant aan te stellen die verslag uitbrengt over deze staat van activa en passiva. Zijn controleverslag, bestemd voor de aandeelhouders van de vennootschap, vermeldt onder meer of de staat een getrouw beeld weergeeft van de toestand van de vennootschap.
Bij het ontbreken van de nodige verslaggeving is de beslissing van de buitengewone algemene vergadering tot ontbinding nietig.
Tenslotte kan de buitengewone algemene vergadering beslissen over de ontbinding en vereffening van de vennootschap. Dit hoeft niet bij de notaris te gebeuren. De beslissing dient wel in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd te worden.
Samengevat
De twee procedures kunnen samengevat worden als volgt:
Ontbinding en vereffening van de VOF en de CommV in 2 akten
A. Staat van activa en passiva (niet ouder dan 3 maanden), deze mogen nog schulden bevatten;
B. Verslag van een bedrijfsrevisor of een externe accountant is niet vereist;
C. Onderhands (niet voor notaris) verslag ontbinding en vereffening van de buitengewone algemene vergadering;
D. Neerlegging op griffie en de publicatie in het Belgisch Staatsblad;
E. Aanstelling van een vereffenaar;
F. Opmaak van een verdelingsplan;
G. Akkoord over het verdelingsplan (akkoord is vereist van de aandeelhouders en in bepaalde situaties ook van derde schuldeisers en/of de Ondernemingsrechtbank);
H. Onderhands (niet voor notaris) verslag sluiting vereffening van de buitengewone algemene vergadering;
I. Neerlegging op griffie en de publicatie in het Belgisch Staatsblad.
Ontbinding en vereffening van de VOF en de CommV in 1 akte
A. Staat van activa en passiva (niet ouder dan 3 maanden), deze mogen nog schulden bevatten;
B. Verslag van een bedrijfsrevisor of een externe accountant;
C. Onderhands (niet voor notaris) verslag ontbinding en vereffening van de buitengewone algemene vergadering;
D. Neerlegging op griffie en de publicatie in het Belgisch Staatsblad.
Praktijk
In de praktijk wordt vaak gebruik gemaakt van de ééndagsprocedure. Deze heeft een aantal voordelen: ze is éénvoudiger, er dient geen vereffenaar aangesteld te worden, de algemene vergadering dient maar één keer samen te komen en er hoeft maar één publicatie in het Belgisch Staatsblad te gebeuren. Bovendien heeft uw bedrijfsrevisor of externe accountant een oordeel uitgebracht over de staat van de activa en passiva van uw vennootschap. Zo kan u steeds op uw beide oren slapen dat de ontbinding- en vereffeningsprocedure van uw vennootschap plaatsvond volgens de regels van de kunst.
Moore Audit uw dienstverlener
Als uw dienstverlener kunnen wij u in dit proces volledig begeleiden. Dit kan onder meer het volgende omvatten: het opstellen van de nodige verslaggevingen, begeleiding van de vereffening en ontbinding, het vervullen van de nodige wettelijke formaliteiten (aangifte roerende voorheffing, aangifte vennootschapsbelasting, formulieren publicaties Belgisch Staatsblad,…) etc.
Heeft u nog vragen of wenst u specifiek advies? Neem gerust contact met ons op.
