7 dingen waar u waarschijnlijk niet aan hebt gedacht als u zaken doet in China

Bedrijfsactiviteiten

De bedrijfsactiviteiten staan vermeld op de bedrijfsvergunning van elke onderneming. Een bedrijfsactiviteit kiezen, gebeurt aan het begin van het registratieproces. Die keuze maken bij de registratie van een entiteit, is een heel delicaat moment. De bedrijfsactiviteiten bepalen welk type activiteiten een onderneming mag uitvoeren en zijn goedgekeurd door het ministerie van Industrie & Handel. In China zijn er 4 types bedrijfsactiviteiten: Gewoon, Gestimuleerd, Beperkt en Verboden. Voor meer informatie over de verschillende categorieën verwijzen we naar een artikel dat 1421 eerder heeft gepubliceerd.

Wat ondernemingen doorgaans niet weten, of vaak vergeten, is dat ze enkel de activiteiten mogen nastreven die in die bedrijfsactiviteiten worden vermeld. Ondernemingen die de vergunde bedrijfsactiviteiten niet naleven, kunnen een boete krijgen die tot één jaar omzet kan bedragen.

Afhankelijk van de bedrijfsactiviteiten zal in China ook het type vennootschap anders zijn. Er zijn drie verschillende types:

1. Consultancy
2. Handel
3. Productie

Voor elk type zijn de oprichtingsvereisten verschillend. Als een handelsvennootschap actief is in de handel, moet ze meestal een import- en exportvergunning aanvragen en zal ze bijgevolg geregistreerd worden bij de douane. Een buitenlandse productieonderneming moet een fabrieksruimte hebben in een toegelaten regio. Een buitenlandse productieonderneming kan zich bijvoorbeeld onmogelijk registreren in het centrum van de (grote) steden in China.

Zowel nationale ondernemingen als ondernemingen met buitenlandse aandeelhouders (FIE of foreign-invested enterprise), zoals een volledig buitenlandse onderneming (WFOE of wholly foreign-owned enterprise) of een joint venture (JV), zijn beperkt in hun bedrijfsactiviteiten. Een vertegenwoordigingskantoor in China kan enkel de hoofdzetel van een buitenlandse bedrijf vertegenwoordigen en is bijgevolg beperkt tot marketingactiviteiten.

Inschrijving van handelsmerken

Als u zakendoet in China of dat zelfs nog maar overweegt, vergeet dan zeker niet uw handelsmerken te registreren! Alleen als u uw handelsmerken in China registreert zijn ze beschermd en mogen andere Chinese bedrijven ze niet gebruiken. Bij inbreuken zult u harde bewijzen nodig hebben om Chinese ondernemingen voor de rechter te slepen. De registratie van handelsmerken gebeurt volgens het principe ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. Als u vandaag de aanvraag opstart, kan volgens die regel dus geen enkele andere onderneming uw handelsmerken registreren.

Apple vergat bijvoorbeeld om een handelsmerk tijdig te registreren. Zij vergaten hun handelsmerk "iPhone" in alle handelsmerkencategorieën te registreren, waardoor een Chinees bedrijf het handelsmerk iPhone kon registreren voor lederen tassen en accessoires, vóór iPhone een populair merk werd. Handelsmerken registreren, is meestal goedkoop, maar nalatigheid en handelsmerken terugkopen van andere ondernemingen zijn heel duur.　Zorg dat u de juiste professionals op het vlak van intellectuele eigendomsrechten raadpleegt om uw handelsmerk te registreren.

Compliance in Hongkong

Heel wat organisaties gebruiken nog steeds een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid in Hongkong (Hong Kong Limited Company) als opstapje naar de Chinese markt. Ook als ze niet direct betrokken is in uw Chinese bedrijfsactiviteiten, is het nog altijd belangrijk om te voldoen aan de Hongkongse wetgeving en deze entiteit operationeel te houden. Om de Hongkongse Limited-structuur up-to-date te houden, dient u jaarlijkse procedures te volgen, die parallel lopen met de jaarlijkse audit. Gewoonlijk hebben organisaties vertegenwoordigers die dat verplichte papierwerk regelen. Wanneer een onderneming documenten te laat indient, wordt ze beboet. Als ze twee keer te laat is, kan de onderneming voor een rechtbank in Hongkong worden gedaagd en wordt verondersteld dat ze niet meer aan de regels voldoet. Dit zijn de jaarlijkse vereisten voor audits en inspecties in Hongkong:

1. Jaarlijkse inspectie
2. De bedrijfsvergunning van de belastingdiensten vernieuwen
3. De jaarlijkse registratie van het kantoor in het Hongkongse handelsregister vernieuwen
4. (Nul-)belastingaangiften aan de belastingdiensten
5. De jaarlijkse belastingaangifte indienen
6. Kapitaalcontroleverslag

Vóór de hervorming van de Chinese vennootschapswetgeving in 2014 was een kapitaalcontroleverslag via een lokaal erkend revisorenkantoor (CPA of certified public accountant) vereist telkens als er aandelenkapitaal werd gestort. De hervorming heeft die vereiste geschrapt.

Hoewel het niet verplicht is, is het nog steeds aanbevolen het kapitaalcontroleverslag op te stellen zodra het aandelenkapitaal volledig is gestort. Als er dividenden worden uitgekeerd of leningen tussen het hoofdkantoor en dochterondernemingen in China worden aangevraagd, zult u via dit verslag aan de overheid moeten bewijzen dat alle kapitaal is volgestort. Zonder het kapitaalcontroleverslag kan niet worden bewezen of dat is gebeurd. Aangezien dat geen dure procedure is en dat ze in de toekomst voor elke onderneming noodzakelijk zal zijn, raden wij aan dit verslag aan te vragen.

Bewaring van bedrijfsstempels

De stempels van de onderneming - officiële zegels - zijn één van de belangrijkste aspecten van een Chinese onderneming. Alle officiële bedrijfsdocumenten, zoals consultancyovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten en ontslagbrieven, zijn niet rechtsgeldig als zij ondertekend zijn door een persoon zoals de CEO of de algemeen directeur. Zij moeten daarnaast ook het relevante stempel dragen. Elk Chinees bedrijf heeft verscheidene stempels, die elk voor een uniek doel worden gebruikt. De belangrijkste gebruiksvormen zijn:

1. Bedrijfsstempel
2. Stempel van de wettelijke vertegenwoordiger
3. Factuurstempel
4. Financieel stempel

Als iemand een van deze stempels verliest, dan houdt dat risico's in voor de onderneming en moet een lange en zware procedure worden opgestart om nieuwe stempels te kunnen krijgen. Vele ondernemingen maken gebruik van een stempelblad, waarop wordt geregistreerd wie de stempels gebruikt, wanneer een specifieke stempel werd gebruikt en waarvoor. Vervolgens ondertekent de relevante werknemer dat blad zodra een stempel wordt gebruikt. Op die manier kan later steeds worden gecontroleerd wat werd afgestempeld en om welke reden.

Chinese arbeidsovereenkomsten

Sommige ondernemingen gaan soepel om met de vernieuwing of uitvoering van arbeidsovereenkomsten, omdat werkgever en werknemer elkaar vertrouwen. Wij adviseren onze klanten alle arbeidsovereenkomsten nauwgezet op te volgen. Over het algemeen is de tweede vernieuwing (dus het derde contract dat wordt ondertekend) een contract van onbepaalde duur. Maar als werkgever en werknemer de tweede of derde arbeidsovereenkomst niet direct na afloop van het vorige ondertekenen, kan de onderneming daarvoor vervolgd worden. Meer bepaald, als een werknemer gedurende een langere periode zonder contract werkt, dan kan de werknemer voor die periode recht hebben op dubbel loon en onmiddellijk een contract van onbepaalde duur krijgen.

Daarom is het belangrijk bij een aanwerving goed na te denken over de duur van de arbeidsovereenkomst. Voor verschillende contracttermijnen gelden verschillende proefperiodes. Voor een contract van drie jaar kan bijvoorbeeld een proefperiode van zes maanden worden gekozen, terwijl de proefperiode bij een contract van één jaar maar één maand mag bedragen. Door in eerste instantie voor een langere arbeidsovereenkomst te kiezen, wordt ook de toekenning van het contract van onbepaalde duur vooruitgeschoven.

Bovendien adviseren wij alle eigenaars van Chinese ondernemingen een "werknemershandboek" (of de bedrijfsregels en -reglementen) op te stellen en door elke werknemer te laten ondertekenen. Het "werknemershandboek" moet aangepast zijn aan de Chinese arbeidswetten en mag niet zomaar een letterlijke vertaling zijn van uw Europese of Amerikaanse arbeidsreglement. Dat handboek bevat een duidelijk omschrijving van eenieders taken en geeft de bedrijfsregels en -reglementen in detail weer. Dit is de wet die van toepassing is op uw organisatie (China Law Blog, 2016). Als het "werknemershandboek" wordt aangepast, moeten alle werknemers dat document opnieuw ondertekenen als bewijs dat zij de bijgewerkte regels en reglementen hebben gelezen en begrepen.

Personenbelastingen voor expats

De personenbelastingen voor lokale Chinese werknemers zijn relatief makkelijk te bepalen en te berekenen. Alle lokale Chinese werknemers kunnen enkel worden betaald via een lokale onderneming in China, en de personenbelastingen zullen worden berekend op alle (wereldwijd) ontvangen inkomsten.

Voor buitenlanders kan de toegepaste belastingvoet ingewikkeld en vooral bijzonder moeilijk te bepalen zijn, omdat die afhangt van hun statuut van ingezetene. Of de buitenlander belastingen moet betalen in zijn thuisland of in China, of hij of zij als fiscaal ingezetene wordt beschouwd, dan wel of de persoon belastingen moet betalen op zijn wereldwijde inkomsten, is een steeds complexere materie.

Wij adviseren een fiscaal adviseur te raadplegen om uw statuut voor de personenbelastingen te bepalen en te berekenen hoeveel belastingen (en sociale zekerheid) u verschuldigd bent. Een professioneel fiscaal adviseur kan ook advies geven over een manier om uw belastingstructuur op een wettelijke manier te optimaliseren.

Wie beheert uw bankrekening?

Wie heeft de toestemming om uw bankrekening in China te gebruiken en welke procedure past u binnen uw onderneming toe voor het beheer ervan? Interne controleprocessen zijn vitaal voor buitenlandse ondernemingen om de controle over de dochteronderneming en haar activiteiten te behouden.　

De meeste banken in China bieden de mogelijkheid een USB-sleutel te gebruiken om betalingen voor te bereiden en een USB-sleutel om betalingen goed te keuren. Aangezien de meeste internetbankingsystemen van Chinese banken ook in het Engels beschikbaar zijn, kan een wettelijke vertegenwoordiger of gemachtigde dit zeker efficiënt beheren, zowel in als van buiten China. Hoewel dat voor uw financiële bedrijfsvoering een extra niveau betekent, helpt dat niveau uw financiële belangen in China te vrijwaren.