Altijd in verandering: de organisatiestructuur

Organisatieontwerp is dus geen eenmalige oefening, maar een continu proces. Door kritisch te blijven kijken naar uw structuur, waarborgt u dat uw organisatie wendbaar en toekomstbestendig blijft. Moore Business Consulting hanteert hiervoor een gestructureerde aanpak van waaruit we graag een aantal goede praktijken met u delen.

Begin bij de kern: missie, visie en strategie

Een organisatiestructuur moet toelaten om de missie, visie en strategie van uw organisatie te realiseren. De missie beschrijft het bestaansrecht van uw organisatie en geeft richting aan dagelijkse activiteiten. De visie schetst waar de organisatie naartoe wil op lange termijn en inspireert tot samenwerking. De strategie bepaalt hoe deze doelen worden bereikt door concrete acties en keuzes. Zijn deze elementen duidelijk en breed gedeeld binnen uw organisatie? Een duidelijke en gedragen missie, visie en strategie maakt het eenvoudiger om een structuur te ontwerpen die daarbij aansluit.

Richting met heldere organisatieontwerpprincipes

Om een organisatie effectief te ontwerpen, is het essentieel om vooraf duidelijke ontwerpprincipes te definiëren. Dit zijn fundamentele richtlijnen of uitgangspunten die richting geven aan hoe een organisatie wordt gestructureerd en hoe processen, rollen en verantwoordelijkheden worden vormgegeven. In de praktijk worden deze ontwerpprincipes gebruikt bij elke beslissing met betrekking tot het organigram. Wanneer een beslissing in lijn is met de principes, kan deze worden doorgevoerd. Als dat niet het geval is, wordt een alternatief bedacht dat beter aansluit bij de vooraf gedefinieerde richtlijnen. Op deze manier vormen de ontwerpprincipes een cruciale toetssteen voor een samenhangende en doordachte organisatiestructuur. Een aantal voorbeelden:

• Wat is ons leidend principe: product leiderschap, operationele excellentie of klantnabijheid? Geldt hetzelfde principe voor de gehele organisatie of verschilt dit bijvoorbeeld per business unit?
• Wat is het optimale aantal medewerkers dat effectief door één leidinggevende wordt aangestuurd (= span of control)?
• Welke activiteiten overwegen we uit te besteden?  Welke criteria gebruiken we om te beslissen of een activiteit al dan niet uitbesteed wordt?
• …

Breng kernactiviteiten en cruciale processen in kaart

Voordat u met de principes aan de slag gaat en de macrostructuur bepaalt, is het essentieel om de kernactiviteiten van uw organisatie te begrijpen. Welke functies en processen zijn cruciaal om uw strategische doelen te bereiken? Door functiedomeinen en hoofdprocessen helder in kaart te brengen, voorkomt u dat belangrijke onderdelen over het hoofd worden gezien of overlappen. Deze stap biedt een logisch kader dat de latere structuur ondersteunt.

Eerst macrostructuur, dan pas organigram

Het is verleidelijk om direct een organigram te tekenen, maar dit kan beperkingen opleggen. Kies eerst de macrostructuur en begin met het ontwerpen van de grote organisatorische lijnen. Welke hoofddomeinen zijn nodig? Pas wanneer deze structuur staat, kunt u beginnen met het invullen van specifieke rollen en functies.

Vertaling naar processen, rollen en governance

Een goed ontworpen organigram is pas het begin. Van cruciaal belang is de vertaling naar operationele processen, heldere rollen en een robuuste governance.

Operationele processen vertalen de strategie naar de praktijk. Ze bepalen hoe mensen, middelen en informatie samenwerken om de organisatiedoelen te bereiken, en vormen daarmee de ruggengraat van de dagelijkse uitvoering. Heldere rolverdelingen zorgen voor duidelijkheid over wie wat doet. Governance reikt verder dan alleen het toewijzen van verantwoordelijkheden. Het biedt het kader voor hoe beslissingen worden genomen, welke processen daarbij gevolgd worden en hoe sturing en verantwoording plaatsvinden.

Door operationele processen, rolverdelingen en governance in harmonie te brengen, wordt het organigram een krachtig instrument dat de organisatie laat excelleren in de praktijk.

Capaciteitsplanning

Een goed ontworpen organigram, dat is vertaald naar processen, governance en rolverdelingen, is essentieel, maar een laatste belangrijk ingrediënt voor succes is capaciteitsplanning.

Capaciteitsplanning zorgt ervoor dat de juiste middelen, vaardigheden en mensen beschikbaar zijn om de doelen van de organisatie te realiseren. Het helpt bij vragen als: Zijn er voldoende mensen om alle rollen te vervullen? Is er balans tussen werkdruk en capaciteit? Zijn de juiste vaardigheden op de juiste plekken aanwezig?

Door capaciteitsplanning te integreren met het organigram, wordt de organisatie niet alleen theoretisch, maar ook praktisch optimaal ingericht.

Met een goed ontworpen organisatiestructuur blijft uw bedrijf wendbaar en klaar voor toekomstige uitdagingen. Wil u weten hoe uw organisatie zich verder kan ontwikkelen? Neem contact met ons op en ontdek hoe we uw organisatie kunnen ondersteunen.