De rol van change management bij een succesvolle ERP-implementatie

1. Sponsorship: meer dan goedkeuring

Volgens Prosci is sterk sponsorship de belangrijkste succesfactor in elk veranderingstraject. Sponsors moeten niet alleen hun zegen geven, maar zich ook zichtbaar engageren. Denk aan het actief uitdragen van het ‘waarom’, het wegnemen van obstakels en het ondersteunen van change agents. Een sponsor is het gezicht van de verandering – op strategisch én operationeel vlak.

2. Leiderschap: verandering draag je samen

Verandering landt pas echt als leidinggevenden ze mee ondersteunen. Ze spelen een sleutelrol in het creëren van bewustwording en het aanwakkeren van de zin om te veranderen – de eerste stappen in het ADKAR-model. Maar die rol komt niet vanzelf: leidinggevenden hebben training en coaching nodig om hun team goed te begeleiden, bezorgdheden op te vangen en het goede voorbeeld te geven.

3. Communicatie: helder, herhaald en op maat

Communicatie is de lijm van elk changetraject. Ze moet niet alleen informeren, maar ook motiveren. Medewerkers moeten begrijpen waarom de verandering nodig is, wat die concreet voor hen betekent en hoe ze ondersteund zullen worden. Zorg voor een combinatie van kanalen en herhaal de boodschap op maat van elke doelgroep.

4. Training: gericht op toepassing, niet alleen kennis

Een korte opleiding volstaat niet om medewerkers klaar te stomen voor nieuwe processen, systemen en rollen. Training moet aangepast zijn aan de realiteit van de gebruiker. Key users spelen daarin een belangrijke rol: als peer coaches helpen ze collega’s sneller wennen aan het nieuwe systeem. Praktische sessies, e-learnings en on-the-job begeleiding versterken het vertrouwen.

5. Omgaan met weerstand: erkenning en dialoog

Weerstand is geen fout, maar een natuurlijk gevolg van verandering. Proberen om die weerstand te onderdrukken werkt zelden. Beter is het om ze te begrijpen. Via stakeholderanalyses, impactassessments en open gesprekken kan je vroegtijdig bezorgdheden detecteren en aanpakken. Door successen zichtbaar te maken en feedback ernstig te nemen, vergroot je de betrokkenheid.

Wat we in de praktijk zien bij ERP-trajecten

ERP-implementaties zijn zelden lineaire trajecten. Ze brengen complexe veranderingen met zich mee op het vlak van processen, systemen én mensen. In onze recente projecten zagen we situaties die met een doordachte change-aanpak konden worden voorkomen of verzacht.

Geen procesuitlijning en weinig eigenaarschap

Soms is een organisatie zó gestructureerd dat er amper gedeelde processen zijn tussen afdelingen. Medewerkers zien dan niet in waarom verandering nodig is. Door te werken aan bewustwording en betrokkenheid via lokale key users, kan je dat risico beperken.

ERP als technische oefening, zonder draagvlak

We komen het vaak tegen: het ERP-systeem is al gekozen voordat processen zijn hertekend – “de omgekeerde wereld”, zoals een klant het ooit noemde. Hier is het cruciaal om de business mee te nemen via sponsorship en business readiness workshops zoals brown paper-sessies.

Te weinig aandacht voor datamigratie en integraties

Migratie brengt altijd risico’s met zich mee, zoals dataverlies of downtime. Een goede change-aanpak focust daarom niet alleen op technische voorbereiding, maar ook op duidelijke communicatie en training rond nieuwe datakwaliteitsnormen.

Geen projectstructuur of change-capaciteit

Veel organisaties hebben intern niet de capaciteit om een ERP-rollout te trekken. Dan gebeuren er snel dingen ad hoc, met onduidelijkheid als gevolg. Het Prosci-model biedt hier structuur, via een change network met duidelijke rollen voor sponsors, change agents en trainers.

Weerstand tegen standaardisatie en verlies van autonomie

Standaardisatie betekent vaak dat afdelingen afscheid moeten nemen van hun vertrouwde manier van werken. Dat zorgt voor weerstand. Door medewerkers inzicht te geven in het ‘waarom’, hen te trainen in de nieuwe tools en successen zichtbaar te maken, bouw je stapsgewijs aan betrokkenheid.

Meer dan technologie

ERP-implementaties gaan over meer dan het juiste systeem kiezen. Ze vragen een doordacht plan om mensen mee te nemen in het verhaal. Met de juiste change-aanpak verklein je de risico’s en vergroot je de kans op échte, duurzame verandering.