Nieuwe re-integratieregels bij arbeidsongeschiktheid. Bent u er klaar voor?
De wetgeving rond langdurig zieken is volop in beweging en voorziet nieuwe regels en verplichtingen voor werkgevers. In dit artikel vindt u een overzicht van de belangrijkste nieuwigheden en handvaten voor een compliant afwezigheidsbeleid.
Contactprocedure
Sinds 1 januari 2026 moet elk arbeidsreglement een procedure bevatten voor het contact met arbeidsongeschikte werknemers. Deze contactprocedure bepaalt minstens de contactpersoon en de frequentie van de contactmomenten.
Wie de meest geschikte persoon is (leidinggevende, collega, HR, …) en hoe dit contact precies verloopt, kan u zelf bepalen. Eventueel kunnen meerdere contactpersonen worden aangeduid of kan een cascadesysteem worden voorzien.
Merk op dat de contactprocedure verplicht moet worden opgenomen in het arbeidsreglement. Een cao of policy volstaat niet. Een update van het arbeidsreglement is dus essentieel. Daarbij is het belangrijk dat u de volledige wijzigingsprocedure volgt, eventueel met tussenkomst van de ondernemingsraad.
Verzuimbeleid
De wet bepaalt dat de contactprocedure in het arbeidsreglement deel uitmaakt van een actief afwezigheidsbeleid. De opmaak van een dergelijk beleid dringt zich dus op.
Bij de uitwerking van een actief verzuimbeleid moet u rekening houden met de recente wetswijzigingen. Zo kan de werknemer preventief een aanpassing van het werk of de werkpost vragen om een dreigende arbeidsongeschiktheid te voorkomen. Op de werkgever rust een informatieplicht om de werknemer zo snel mogelijk te informeren over de al dan niet bestaande aanpassingsmogelijkheden. Als er geen aangepast werk mogelijk is, moet de werkgever dit degelijk motiveren.
Daarnaast is de vrijstelling van het medisch attest voor de eerste ziektedag verder beperkt van drie naar twee dagen per kalenderjaar. Dit is een minimumnorm: op ondernemingsniveau kunnen meer ‘baaldagen’ worden toegekend. Ondernemingen met minder dan 50 werknemers kunnen ervoor kiezen om geen ziektedagen zonder medisch attest toe te laten, op voorwaarde dat dit wordt voorzien in een cao of het arbeidsreglement.
Ook de regels rond gewaarborgd loon zijn gewijzigd. Een werknemer moet na een ziekteperiode minstens acht weken (in plaats van 14 kalenderdagen) opnieuw aan het werk zijn om bij herval recht te hebben op volledig gewaarborgd loon.
Voor een werknemer die deeltijds het werk hervat en opnieuw ziek wordt, moet de werkgever tijdens de volledige duur van de gedeeltelijke werkhervatting geen gewaarborgd loon meer betalen (in plaats van de vroegere beperking tot 20 weken).
Werkgevers met meer dan 50 werknemers moeten sinds 1 januari 2026 een trimestriële solidariteitsbijdrage betalen van 30% van de ziekte-uitkering voor de tweede en derde maand ziekte van werknemers tussen 18 en 54 jaar die meer dan 30 dagen arbeidsongeschikt zijn.
Werkhervatting: ken uw rechten en plichten als werkgever
De regering zet sterk in op re-integratie. Sinds 1 januari 2026 kunnen ook werkgevers de arbeidsarts verzoeken om de werknemer uit te nodigen voor een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting (voorheen was dit enkel mogelijk op vraag van de werknemer). De werknemer is echter niet verplicht om hierop in te gaan.
Daarnaast kunnen werkgevers al vanaf het begin van de arbeidsongeschiktheid een re-integratietraject opstarten (voorheen gold een wachttermijn van drie maanden ononderbroken arbeidsongeschiktheid), op voorwaarde dat de werknemer hiermee instemt.
Deze instemming is niet vereist wanneer de arbeidsarts heeft vastgesteld dat de werknemer arbeidspotentieel heeft. Of er arbeidspotentieel is, kan pas worden beoordeeld na minstens acht weken arbeidsongeschiktheid. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om na acht weken het arbeidspotentieel van de betrokken werknemer te laten inschatten door de arbeidsarts of diens verpleegkundig personeel.
Indien de arbeidsarts oordeelt dat er effectief arbeidspotentieel aanwezig is, kan de werkgever een re-integratietraject opstarten zonder instemming van de werknemer.
Werkgevers met 20 of meer werknemers zijn zelfs verplicht om binnen zes maanden na het begin van de arbeidsongeschiktheid een re-integratietraject op te starten wanneer de werknemer volgens de arbeidsarts arbeidspotentieel heeft, op straffe van een sanctie van niveau 2. Deze verplichting geldt enkel voor arbeidsongeschiktheden die aanvangen vanaf 1 januari 2026.
Werknemers die niet reageren op uitnodigingen van de arbeidsarts in het kader van een re-integratietraject riskeren (een deel van) hun ziekte-uitkeringen te verliezen.
Hervat een langdurig zieke werknemer zijn werk progressief met toestemming van het ziekenfonds? Dan kan de werkgever aanspraak maken op een werkhervattingspremie van 1.725 euro.
Indien het definitief onmogelijk is voor de werknemer om het overeengekomen werk te hervatten, kan de procedure medische overmacht sneller worden opgestart. De wachttermijn van negen maanden ononderbroken arbeidsongeschiktheid is namelijk ingekort naar zes maanden.
Coördinatie HR-processen
De recente wetswijzigingen hebben een impact op bestaande HR-processen in het kader van ziekte, maar ook op andere domeinen. Het is belangrijk om alle relevante interne documenten en procedures op elkaar af te stemmen. Denk bijvoorbeeld aan de gegevens die u verzamelt in het kader van de contactprocedure en de mate waarin u deze mag verwerken in het licht van de privacywetgeving.
Bereid u dus strategisch voor en onderneem zo snel mogelijk actie om sancties te vermijden en de compliance van uw HR-processen te verhogen.
Heeft u naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen? Neem gerust contact op met onze HR Legal experts. Wij helpen u graag verder.
