Microsoft verscherpt licentiebeheer: wat kmo’s moeten weten

​Belangrijke data om te onthouden

1. Vanaf 1 september 2025: Soft block: gebruikers zonder geldige licentie krijgen waarschuwingen. Ook administrators ontvangen meldingen.
2. Vanaf 1 november 2025: Hard block: toegang wordt geblokkeerd voor gebruikers zonder juiste licentie in Dynamics 365 F&O. Voor Microsoft 365 en Azure gaan nieuwe prijsafspraken en auditmechanismes in.

Welke producten vallen onder strengere controle?

1. Dynamics 365
   Finance, Supply Chain Management, Sales, Customer Service, Field Service, Commerce en andere Dynamics-apps. Microsoft controleert of gebruikersrollen overeenstemmen met de toegewezen licenties. Over Business Central is nog niets vermeld.
2. Microsoft 365 (Online services)
   Office-apps, Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Teams en aanverwante services. Licentietoewijzing en serviceplannen worden strikt gecontroleerd.
3. Power Platform
   Power Apps, Power Automate en Power Virtual Agents. Licenties voor apps en flows worden nagegaan, inclusief verschillen tussen per-user en per-app modellen.
4. Azure Active Directory en identity componenten
   AAD-gebruikers, gastaccounts, licentietoewijzingen en Conditional Access staan centraal, omdat identity mapping bepaalt welke gebruiker welke service kan gebruiken.
5. Security en compliance functies
   Microsoft Defender for Office 365, Information Protection, Compliance Center en gerelateerde add-ons. Gebruik is enkel toegestaan wanneer er de juiste licenties aan gekoppeld zijn.
6. Enterprise Mobility + Security (EMS)
   Endpoint- en accessmanagementfuncties met specifieke licentievereisten.
7. Third-party connectoren en ISV-oplossingen
   Integraties binnen het Microsoft-ecosysteem, zoals Power Platform connectors of ISV-modules voor D365, kunnen bijkomende licenties vereisen.

De impact op uw kmo

Financiële risico’s:

1. Boetes tot 125% van de officiële licentieprijzen bij non-compliance
2. Verplichte aankoop van ontbrekende licenties binnen 30 dagen
3. Mogelijke serviceonderbrekingen bij incorrecte licenties

Operationele gevolgen:

1. Blokkering van nieuwe bestellingen en verlengingen
2. Verstoring van dagelijkse bedrijfsprocessen
3. Tijdverlies door audits en compliancecontroles

Hoe bereidt u zich slim voor?

Goed licentiebeheer is onlosmakelijk verbonden met securitybeheer. Medewerkers krijgen vaak meer toegangsrechten dan nodig. Dat kost onnodig veel licenties én verhoogt het risico op incidenten. Door licenties en rechten zorgvuldig af te stemmen, bespaart u kosten én maakt u uw IT-omgeving aantoonbaar veiliger.

Actieplan

1. Maak een volledige inventaris van alle Microsoft-producten en gebruikerslicenties.
2. Beperk toegangsrechten: geef medewerkers enkel wat ze écht nodig hebben.
3. Automatiseer licentiebeheer en documentatie met geschikte tools.
4. Werk samen met een Microsoft-partner voor audits en advies.
5. Integreer licentiebeheer in uw identity- en securitybeleid voor maximale bescherming.

Actie vandaag = rust morgen

Wacht niet tot Microsoft aan uw deur klopt. Een proactieve aanpak bespaart tijd, geld en stress. De digitale transformatie vraagt niet alleen de juiste tools, maar ook de juiste licenties. Zorg dat compliance uw concurrentievoordeel wordt, niet uw zwakke plek.

Benieuwd hoe uw bedrijf er vandaag voor staat? Neem contact op met onze specialisten en voorkom onaangename verrassingen.