Sinds 1 januari 2022 bent u als onderneming verplicht om alle toegekende kostenvergoedingen met vermelding van het bedrag op de fiches 281.10 (werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders) te zetten. Die ficheplicht brengt niet alleen meer administratie mee, maar zorgt er ook voor dat het volledige kostenbeleid van uw onderneming transparant wordt voor de fiscus en de RSZ. Om zware sancties te vermijden, staat uw kostenbeleid best op punt.
Kosten eigen aan de werkgever of kostenvergoedingen
Heel wat werknemers en bedrijfsleiders ontvangen maandelijkse kostenvergoedingen of ‘kosten eigen aan de werkgever’. Dat zijn kosten die een werknemer maakt voor de uitoefening van zijn functie, maar die beroepskosten zijn voor u als werkgever. U vergoedt ze aan de werknemer in de vorm van een kostenvergoeding. De terugbetaling kan gebeuren op basis van werkelijke bewijsstukken (bijvoorbeeld bonnetjes) of via een forfaitaire kostenvergoeding. U mag wel geen kosten dubbel vergoeden.
Is voldaan aan de voorwaarden van de fiscus en de RSZ en zijn de vergoedingen voldoende onderbouwd, dan kan u ze vrij van belastingen toekennen. Daarnaast zijn ze vrijgesteld van sociale werkgevers- en werknemersbijdragen. Op enkele uitzonderingen na zijn de vergoedingen (al dan niet volledig) fiscaal aftrekbaar voor u als werkgever. Dat maakt dat de terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever zowel fiscaal als socialezekerheidsrechtelijk zeer interessant zijn.
Verruiming ficheplicht voor meer transparantie
Volgens de wetgever moet de ruimere ficheverplichting bijdragen aan de controle van toegekende kostenvergoedingen. De fiscus en de RSZ zullen voortaan strenger toezien op de onderbouwing en toelaatbaarheid van kostenvergoedingen en het eventueel dubbel gebruik. Ze zetten hiervoor allebei bijkomende inspecteurs in.
Het ondoordacht toekennen van (veel te hoge) forfaitaire kostenvergoedingen of kostenvergoedingen zonder enige verantwoording is dus meer dan ooit problematisch. Het risico bestaat dat de fiscus of de RSZ de kostenvergoedingen herkwalificeren als loon. Ze zijn dan niet langer vrij van fiscale lasten en sociale (werkgevers- en werknemers)bijdragen. Ook interesten, boetes en verhogingen kunnen van toepassing zijn.
Volg de ficheverplichting en stippel een correct kostenbeleid uit
Gelet op de transparantie van de kostenvergoedingen en de hoge risico’s, is het nu het moment om uw kostenbeleid te evalueren en zo nodig bij te sturen.
Specifieer de kosten
Voor elke forfaitaire kostenvergoeding moet u een beschrijving voorzien die specifieert welke kosten die vergoeding precies dekt en welke voorwaarden daaraan verbonden zijn. Zo is het voor uw werknemers duidelijk wat de geldende regels zijn en wat toegestaan is.
Werknemers die zich in dezelfde situatie bevinden en dezelfde kosten maken voor de uitoefening van hun functie, moeten in principe dezelfde kostenvergoeding ontvangen. Dat is bijvoorbeeld als u een thuiswerkvergoeding toekent aan alle werknemers die op structurele basis van thuis uit werken en daarvoor dezelfde kosten maken.
Respecteer het maximale bedrag
Het bedrag van de kostenvergoeding moet in lijn zijn met de door de fiscus en RSZ gehanteerde voorwaarden. Het type kosten zal een impact hebben op het totaal toegelaten bedrag van de kostenvergoedingen. Momenteel mag u bijvoorbeeld een maximale forfaitaire thuiswerkvergoeding van 148,73 euro per maand toekennen. Kent u een hoger bedrag toe, dan gaat voor het overmatige deel het fiscale en socialezekerheidsrechtelijke gunstregime verloren.
Let op met dubbel gebruik
Binnen de onderneming moet u nagaan of bepaalde kosten al vergoed zijn op basis van werkelijke bewijsstukken. Deze kosten kunnen niet nogmaals gedekt worden door een forfaitaire kostenvergoeding. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om een werknemer maandelijks te vergoeden voor verwarmingskosten en printpapier op basis van facturen, en aan deze werknemer ook een forfaitaire thuiswerkvergoeding toe te kennen.
Maak de vereiste documenten op
Kent u kostenvergoedingen toe in uw onderneming, dan moet u de nodige documenten opmaken of bestaande documenten aanpassen. Denk onder meer aan een geschreven kostenpolicy, thuiswerkpolicy en/of carpolicy. Daarnaast moet u de kostenvergoedingen specifiek opnemen in de arbeidsovereenkomst of een specifieke bijlage aan de arbeidsovereenkomst opmaken voor uw werknemers die kostenvergoedingen ontvangen.
Vraag een ruling aan
Op fiscaal vlak kan u een voorafgaand akkoord (ruling) vragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen over de toegekende kostenvergoedingen. Om een ruling te verkrijgen, moet uw onderneming voldoen aan de eerder vermelde voorwaarden. De ruling biedt uw onderneming gedurende maximaal 5 jaar zekerheid dat u de kostenvergoedingen, opgenomen in de ruling, vrij van belastingen kan toekennen en ze (al dan niet beperkte) aftrekbare beroepskosten zijn. Let op, de sociale zekerheid biedt deze mogelijkheid niet. De RSZ kan op elk moment de naleving van de vereiste voorwaarden toetsen.
Bent u niet zeker of de kostenvergoedingen in uw onderneming aan alle wettelijke voorwaarden voldoen? Onze experts van HR Legal en Business & International Tax helpen u om het kostenbeleid in uw onderneming te evalueren en eventueel bij te sturen. Ze begeleiden u ook bij de opmaak van de vereiste documenten, policies en een eventuele rulingaanvraag.
