Breng de huidige situatie (AS IS) goed in kaart

Begrijpen hoe het werk vandaag verloopt, is een belangrijke eerste stap. Om een procesgedreven supply chain op te zetten, breng je dus eerst de AS IS nauwkeurig in kaart. Alvorens verandering aan te kunnen brengen, moet je de huidige situatie goed begrijpen. Hoe werken we vandaag?
Doorgaans zal je merken dat er niet zoiets bestaat als een standaard proces dat bij elke situatie past. Dat is op zich OK. In deze fase is het net de bedoeling dat je experten uit diverse teams samenbrengt om een helder beeld te schetsen van je operaties. Ga dus breed in je organisatie. Betrek waar mogelijk ook externe partners, zodat je een accuraat end-to-end beeld krijgt van je werking en je processen.

Een handig middel dat toepasbaar is in de meeste situaties, is een zwembaandiagram (swim lane diagram). Dat soort diagrammen geeft heel duidelijk weer WIE WAT doet. Typisch komen in deze fase een aantal “grijze zones” van het proces naar boven. Bijvoorbeeld activiteiten waarvan niet helemaal duidelijk is wie er verantwoordelijk voor is. Discussies zullen starten en werknemers zullen zich betrokken voelen. Onthoud daarbij dat betrokkenheid de voornaamste drijfveer is in deze fase. Tenslotte zal je altijd je werknemers nodig hebben om het proces effectief uit te voeren. Elk van hen meekrijgen is dus belangrijk.

Wat veranderen we? Wat niet? 

Eenmaal de huidige situatie van je proces in kaart gebracht is en de werknemers betrokken zijn, vraag je aan het team wat hun belangrijkste bevindingen zijn. Vraag hen welke processtappen zij ervaren als meest impacterend op het algemeen functioneren van je bedrijf. Wanneer je bedrijfsvisie bijvoorbeeld vooral gericht is op customer experience en klantgeoriënteerd is, dien je te focussen op (onderdelen van) klantgerichte processen. Vervolgens, identificeer je de werkpunten van het proces. Welke processtappen ontbreken een duidelijke toewijzing? Welke stappen komen meermaals voor? Welke stappen bieden geen toegevoegde waarde? Dit is een ideaal moment om na te denken over ‘the 7 wastes in lean process design’. Lijst alle imperfecties op en geef prioriteit aan de zaken die het meest dringend aangepakt moeten worden. Rome werd niet gebouwd in één dag. Dat geldt uiteraard ook voor procesontwerp.

Hou het simpel!

In deze fase is het tijd om je nieuwe proces te ontwerpen. Wees niet bescheiden en denk toekomstgericht. Alleen, kijk uit voor één grote valkuil, monsterdiagrammen! Iedereen kent ze: diagrammen met vakjes en pijltjes in overvloed die elke mogelijke gebeurtenis in kaart proberen te brengen. Je kan ons op ons woord nemen, dit soort van Corporate Spaghetti zal je werknemers afschrikken, en grotendeels terug naar hun oude gewoontes leiden.

Complexe diagrammen zullen jouw teams verwarren en demotiveren. Ze zullen je initiatief tenietdoen alvorens het ooit begonnen is. Procesmaps moeten verstaanbaar zijn. Hou daarbij rekening met enkele vuistregels. Bijvoorbeeld, kies een zwembaandiagram dat maximum 15 stappen bevat. Wanneer je meer dan 15 vakjes nodig hebt, wees er dan van bewust dat je mogelijks verschillende processen vermengd of dat je uitzonderingen toevoegt die niet in het diagram thuishoren. Uitzonderingen horen dan wel weer behandeld te worden in aparte werkinstructies of softwarehandelingen. Wees specifiek maar vermijd complexe technische termen. Maak je procesmaps dus zo simpel en duidelijk mogelijk. Dat is de hele opzet van Process Diagrams. Het is een communicatiemiddel. Communiceer daarom duidelijk!

Boardroom meets Operations

Hoewel visies doorgaans tot stand komen in zakelijke vergaderruimtes, ontstaat de meest praktische manier om een bedrijfsproces in realiteit te laten werken vanuit de werkvloer. Het ontwikkelen van uitstekende bedrijfsprocessen is een kwestie van teamwork. Het combineren van strategisch denken en operationele vakkennis is hier dan ook noodzakelijk. De beste ideeën komen van de personen die het reilen en zeilen van de bedrijfsprocessen waarin ze elke dag werken op hun duimpje kennen. Uiteraard moet de hele organisatie daarbij betrokken zijn, niet enkel de afdelingen die de hoofdactiviteiten uitvoeren. Uiteindelijk heb je de medewerking van iedereen nodig wanneer je een procesgerichte organisatie wenst te zijn. Niet alleen tijdens een workshop rond procesontwerp, maar ook in de komende jaren. Iedereen moet het gevoel van 'ownership' hebben en het omarmen.

Vermijd het in kaart brengen van het ‘perfecte’ proces, aangezien een bedrijf geen statisch gegeven is

U kunt proberen om zo veel mogelijk details toe te voegen door uitzonderingen op het gebruikelijke proces toe te voegen. Let op dat het doel van de procesmap niet verloren gaat. Breng het proces in kaart tot op het niveau nodig om verbeteringen te kunnen identificeren. Staar je niet blind op het streven naar perfectie. Daarnaast moet je begrijpen dat een bedrijf een continue evolutie ondergaat. En je processen zullen (en moeten) dat ook doen. De perfectie van vandaag zal de verbetering van morgen teweegbrengen.

Gebruik en waardeer de standaarden 

Process mapping dient geen oefening te zijn van alles te documenteren in één map, die daarna grotendeels nooit meer geopend wordt. Zorg er zeker voor dat er een duidelijke doelstelling is voor de procesmaps. Gebruik ze bij operationele vergaderingen. Evalueer en werk ze bij op regelmatige basis. Maak je team verantwoordelijk voor het bijwerken van deze wijzigingen om na verloop van tijd de proceswijzigingen te weerspiegelen. Daarenboven moeten de notatiestandaarden gerespecteerd worden (bijvoorbeeld BPMN). Opnieuw, process flows zijn een communicatiemiddel. Bijgevolg is een consensus over de communicatiestandaarden noodzakelijk om de voordelen te blijven halen uit een procesgerichte organisatie.