Waarom procesvisualisatie cruciaal is voor moderne organisaties
Organisaties worden steeds complexer, waardoor het overzicht over de verschillende activiteiten en interne processen soms verloren kan gaan. Zo worden er parallel lopende activiteiten uitgevoerd die op een andere manier tot hetzelfde resultaat leiden.
Verschillende individuen hebben zich een manier van werken eigen gemaakt die niet in lijn ligt met de ‘way of working’ van de organisatie. Hierdoor ontstaan er ook ‘gaps’ tussen verschillende diensten en worden sommige taken na een tijdje niet meer opgenomen. Dit zorgt voor chaos, inefficiëntie en miscommunicatie. Procesvisualisatie is dé sleutel om orde te scheppen en samenwerking te verbeteren.
Wat is procesvisualisatie?
Een proces is een reeks geordende activiteiten met een duidelijk startpunt (trigger) en een duidelijk eindpunt (output). Deze activiteiten zijn vaak herhalend binnen de organisatie en zullen uiteindelijk resulteren in een goed product of dienst. Om tot het resultaat te komen, worden een aantal taken in een bepaalde volgorde/logica uitgevoerd. Taken kunnen ook bestaan uit beslissingen waarvoor business rules worden uitgewerkt.
Processen worden getekend in flowcharts, waarbij het individu duidelijk de flow kan volgen van trigger tot output. Een flowchart bestaat vaak uit verschillende swimlanes die verschillende diensten kunnen weerspiegelen (bv. customer, sales, planning, master data, etc.). Zo krijgt men meteen een beeld van hoe verschillende divisies samenwerken.
De voordelen van het uittekenen van processen
Het eerste voordeel is het verbeteren van de efficiëntie en kwaliteit van uw bedrijfsactiviteiten. Door het uittekenen van AS-IS-processen ontdekken we inefficiënties en verbeterpotentieel. Dit vormt de basis voor het uittekenen van het TO-BE-proces.
Een tweede voordeel is een sterke verbetering in de onderlinge communicatie en samenwerking. Visualisatie geeft een gemeenschappelijk beeld van wie wat doet, wanneer en in welk systeem. Zo creëren we een omgeving van bedrijfsbreed denken en vermijden we silo-denken en misverstanden.
Ook voor onboarding en training van (nieuwe) werknemers kan dit een voordeel zijn, aangezien ze eenvoudig de ‘way of working’ van de onderneming visueel kunnen waarnemen.
Door de visualisatie van end-to-endprocessen kunnen de medewerkers van de organisatie het volledige proces in één oogopslag waarnemen en kunnen ze de handovers tussen de verschillende divisies zien. Doordat mensen visueel ingesteld zijn, is dit veel efficiënter dan het opstellen en uitschrijven van documenten. Ook kunnen er makkelijk aanpassingen gedaan worden aan het proces.
We kunnen concluderen dat procesvisualisatie geen administratieve last is, maar gebruikt wordt als een strategisch instrument. Het verhoogt de efficiëntie, verbetert communicatie, ondersteunt compliance en maakt continue verbetering mogelijk.
Hoe doen we dit?
Een goed beeld krijgen van de huidige manier van werken door het meevolgen van werknemers, interviews, etc. Een belangrijk gegeven is dat we ook kijken welke technologieën gebruikt worden, want deze zijn cruciaal om de processen te ondersteunen.
