Sector: Dienstverlening
SD Worx is een topspeler op het vlak van expertise in Payroll, HR en Tax & Legal gerelateerd advies binnen België en Europa. X-Tend, een van de business applicaties die specifiek payroll en HR-processen ondersteunt -en ontwikkeld in Microsoft Dynamics AX2009-, was toe aan een grondige upgrade om verouderde functionaliteiten aan te passen aan hedendaagse business noden.
SD Worx besliste om de X-Tend applicatie te aligneren met de nieuwe MS Dynamics AX2015 standaard om nieuwe ontwikkelingen en maatwerk op de applicatie mogelijk te maken. De nieuwe standaard zou structureel voor lagere onderhoudskosten zorgen en nieuwe klanten aantrekken dankzij nieuwe mogelijkheden op het vlak van HR-diensten.
SD Worx bouwde een business case om een helder, volledig, kwalitatief en gekwantificeerd beeld te krijgen van de investering en de impact ervan op het applicatie landschap en de business van het bedrijf. Twee scenario’s -enerzijds een puur technische upgrade van het bestaande systeem en anderzijds een volledige ‘from scratch’ functionele upgrade- met alle voor- en nadelen werden onder de loupe genomen. Op basis van deze oefening toonde het management een voorkeur voor het ‘from-scratch’ scenario en werd er beslist om gedetailleerde beschrijvingen op te stellen van de business en de productvereisten. Het management zocht naar een gedetailleerd antwoord op de vraag aan welke vereisten het nieuwe product zou moeten voldoen en vroeg Business Consulting hen hierbij te helpen.
Business Consulting startte met de samenstelling van een team van interne consultants. Er werd beslist dat deze consultants SD Worx standaard methodologieën zouden gebruiken om de business en de productvereisten vast te leggen en te documenteren. Ze zouden voor de duurtijd van het project fysiek in dezelfde ruimte werken, met als doel elkaar te ‘challengen’ op het toepassen van de methodologieën en om elkaars werk te valideren.
De methodologie werd nog verder verfijnd, zodat iedereen dezelfde project-voertaal zou gebruiken wat de communicatie heel wat versterkte en de kwaliteit en de project efficiëntie ten goede kwam. Zogenaamde ‘peer-to-peer reviews’ bleven op de agenda staan zodat consultants elkaars werk constructief konden beoordelen.
In een volgende stap hebben we het systeem beschreven vanuit het gebruikersperspectief in zogenaamde use cases. Een use case beschrijft een systeem vanuit het gebruikersperspectief in opeenvolgende eenvoudige stappen die ‘events’ genoemd worden. Het doel van de use cases is om de functionele en technische consultants te helpen bij het ontwerpen en het ontwikkelen van het systeem. Nadien, eens het systeem gebouwd is, zullen de use cases opnieuw een belangrijke rol spelen en de basis vormen voor het testen van het systeem.
Eens we een helder beeld hadden van hoe het systeem er moest uitzien, en hoe het de SD Worx’ business optimaal zou kunnen ondersteunen, zijn we op zoek gegaan naar een leverancier met wie we samen het systeem konden bouwen.
We ontwierpen een Request for Proposal (RFP) om potentiele leveranciers te informeren over de business objectieven, de systeemvereisten en het selectie process zelf. De RFP beschreef de respectievelijke verantwoordelijkheden (SD Worx versus leverancier) en bevatte een raamcontract.
In een periode van zes weken volgend op het versturen van de RFP naar de geselecteerde leveranciers organiseerden we Q&A-sessies zodat leveranciers een zeer goed beeld hadden van onze verwachtingen en hun offertes zo concreet en scherp mogelijk hierop konden afstemmen. We gebruikten een bottom-up voting process om de finale leverancier te kiezen en legden onze keuze voor aan de Investment Board van SD Worx. Na goedkeuring kwamen we binnen de twee daaropvolgende weken tot een getekend contract met de leverancier.
Nog eens twee weken later trapte een enthousiast en gemotiveerd internationaal team de start af van het project om het systeem te bouwen. Een prachtig verhaal waarin de samenwerking tussen SD Worx en Business Consulting blijft voortduren.
Deze samenwerking getuigt opnieuw van hoe wij, Business Consulting onze missie willen uitdragen: luisteren naar onze klant, een diepgaand begrip krijgen van zijn leefwereld en uitdagingen, en hem leiden naar kwaliteitsvolle business transformatie.
Lees meer over SD Worx op www.sdworx.com.