ISO 9001 is een internationaal erkende standaard die de expertise en kennis over kwaliteitsmanagement van de afgelopen decennia samenbrengt in één document. Deze ISO-norm is uitgegroeid tot dé referentie voor goed vakmanschap en de kwaliteit van producten en diensten. ISO 9001 is tegenwoordig een bekend begrip in bijna elke sector. Toch bestaan er nog steeds heel wat misverstanden rond deze norm. Ontdek hieronder de vijf meest voorkomende misvattingen en hoe het echt zit.
De eerste versie van de norm werd gepubliceerd in 1987. Elke 5 tot 7 jaar wordt ISO 9001 door een commissie van experts herzien en aangepast, op basis van een internationaal onderzoek onder gebruikers. Sinds de initiële versie zijn er updates verschenen in 1994, 2000, 2008 en de meest recente in 2015.
Hoewel elke versie een verbetering is van de vorige, blijven er hardnekkige misverstanden bestaan over de norm. Veel van deze misverstanden zijn intussen in de nieuwere versies aangepakt. We lichten de meest voorkomende misvattingen toe en schetsen de huidige situatie, zodat deze onjuiste opvattingen uit de weg geruimd worden.
1. “ISO 9001 is vooral veel papierwerk”
De eerste versies van ISO 9001 gingen gepaard met veel "papierwerk" door de verplichte procedures en gedetailleerde instructies. Naarmate gebruikers meer feedback gaven aan de expertencommissie, werd de nood aan documentatie steeds verder teruggeschroefd. In de versies van 2000 en 2008 werd het aantal verplichte procedures al teruggebracht tot zes, en in de meest recente versie van 2015 zijn zelfs deze volledig verdwenen.
De huidige filosofie is simpel: toon aan dat iedereen binnen de organisatie op een consistente manier met kwaliteit omgaat. Dit kan bijvoorbeeld via interviews, of – als de organisatie dat zelf nodig acht – door het gebruik van databases, ingevulde formulieren, enzovoort. Voorschriften en formele documentatie zijn dus niet langer een vereiste.
ISO 9001:1987 vereiste inderdaad veel papierwerk, maar sindsdien is deze eis stelselmatig verminderd. In de versie van 2015 is de documentatievereiste zelfs tot een minimum beperkt, en in theorie kan deze zelfs nihil zijn. Kortom, waar ISO 9001:1987 draaide om papierwerk, ligt de focus in ISO 9001:2015 op aantoonbaarheid, ongeacht de vorm.
2. “ISO 9001 is een taak voor de quality manager”
Voor veel quality managers was één van hun belangrijkste doelstellingen het behalen en behouden van het ISO 9001-certificaat. Dit voelde vaak als een strijd tegen de stroom in, omdat de medewerking van collega’s en directieleden niet altijd vanzelfsprekend was. ISO 9001 is tenslotte een kwaliteitsstandaard, dus wie anders dan de quality manager zou hiervoor verantwoordelijk moeten zijn?
In de meest recente versies van ISO 9001 is deze gedachte achterhaald. De norm legt nu namelijk een expliciete nadruk op "leiderschap". Auditoren zijn niet geïnteresseerd in documenten of vage verklaringen, maar willen in gesprek met de directie over de strategie, aanpak, doelstellingen, middelen en organisatie.
Waar in de eerste versies van de norm de verantwoordelijkheid voor het ISO 9001-certificaat grotendeels bij de quality manager werd gelegd, is dat bij de huidige versie niet meer het geval. Het volledige leidinggevende team is nu verantwoordelijk en speelt een actieve rol.
3. “ISO 9001 beperkt onze flexibiliteit”
Een veelgehoorde opmerking is dat ISO 9001 de organisatie te veel beperkingen oplegt. Denk aan uitspraken zoals: "we kunnen onze eigen accenten niet meer leggen", "ISO beperkt onze eigen inbreng", of "ISO bepaalt hoe we moeten werken".
In werkelijkheid is de insteek van de norm altijd hetzelfde geweest: ISO 9001 bepaalt wát er moet worden gewaarborgd, maar niet hóe dat moet worden gerealiseerd.
Een voorbeeld hiervan is dat de norm vraagt om de belanghebbenden van de organisatie te identificeren en hun eisen en verwachtingen vast te stellen. Dit is iets wat eigenlijk vanzelfsprekend is, los van ISO 9001. De norm schrijft echter niet voor hoe je dit moet doen – dat bepaal je als organisatie volledig zelf.
Dit geldt ook voor het identificeren van mogelijke risico’s en het nemen van maatregelen om deze te beperken. Hetzelfde principe geldt voor kansen en de acties die nodig zijn om die te benutten.
Waar in eerdere versies meer procedures en werkinstructies vereist waren, kon deze uitspraak misschien juist zijn. Vandaag de dag is dit echter niet langer het geval. ISO 9001 schrijft nooit voor hóe iets uitgevoerd moet worden, maar stelt enkel wát zinvol en relevant is voor het langetermijnsucces van een organisatie.
4. “ISO 9001 is alleen voor grote bedrijven, niet voor kmo’s”
Deze bewering was grotendeels juist voor de eerste versies van de norm, maar is tegenwoordig niet meer van toepassing. De huidige versie van ISO 9001 is generiek opgesteld en geldt zowel voor grote internationale bedrijven als voor kmo’s, ongeacht of het gaat om productie- of dienstverlenende organisaties.
Sterker nog, we zien de laatste jaren een toenemende trend waarbij kmo’s steeds vaker beschikken over een ISO 9001-certificaat. Dit komt doordat grote organisaties steeds vaker eisen dat hun leveranciers een dergelijk certificaat bezitten.
Waar de normtekst oorspronkelijk misschien als specifiek voor grotere bedrijven werd gezien, is deze nu algemeen geformuleerd en van toepassing op zowel grote als kleinere organisaties, en zowel op productiebedrijven als dienstverlenende bedrijven.
5. “ISO 9001 invoeren is duur en neemt veel tijd in beslag”
De kosten voor het invoeren van een kwaliteitsmanagementsysteem in overeenstemming met ISO 9001 variëren afhankelijk van de organisatie, haar volwassenheid en het aantal medewerkers. Over het algemeen zijn de kosten beperkt tot interne en externe voorbereidingstijd en de certificatiekosten, zoals de initiële audit en jaarlijkse opvolgingsaudits gedurende drie jaar.
Wat krijg je ervoor terug? Een beter functionerende organisatie, een cultuur van continu verbeteren, hogere klanttevredenheid, verbeterde risicobeheersing en duidelijke doelstellingen en actieplannen.
De implementatie duurt meestal tussen de 4 en 8 maanden. Hoewel het invoeren van een ISO 9001-managementsysteem kosten met zich meebrengt, moet dit worden gezien als een investering in de toekomst van de organisatie. En wie zou niet willen investeren in de genoemde troeven en voordelen?
Conclusie
Helaas blijven er hardnekkige misverstanden bestaan over ISO 9001. Hopelijk heeft de bovenstaande informatie deze misverstanden kunnen verduidelijken. ISO 9001 is een waardevol instrument dat uw organisatie op een gestructureerde manier kan verbeteren.
Benieuwd wat ISO 9001 voor uw onderneming kan betekenen? Neem gerust contact op met een van onze experts.
