Le CSA prévoit une entrée en vigueur par étapes pour ce qui est des sociétés qui existaient déjà avant le 1er mai 2019. Cette entrée en vigueur par étapes implique notamment que les dispositions impératives du CSA s'appliqueront également à toutes les sociétés existantes à partir du 1er janvier 2020. Vous avez toutefois le temps jusqu'au 1er janvier 2024 pour mettre vos statuts en conformité avec le CSA (bien qu'il puisse y avoir des raisons de le faire néanmoins plus tôt, comme nous l'avons déjà indiqué dans un article précédent).
Les dispositions impératives du CSA s'appliquent toutefois à partir du 1er janvier 2020, même si vos statuts y dérogent. La question est donc de savoir quelles sont ces dispositions impératives. Nous devons ici indiquer que la loi elle-même ne contient pas de liste claire de dispositions impératives. Néanmoins, l'exposé des motifs du projet de loi comprend une liste non exhaustive qui donne déjà une indication claire.
Dans le présent article, nous donnons un aperçu d'un certain nombre de dispositions impératives que vous ne pourrez pas contourner à partir du 1er janvier 2020.
Mentionnez la bonne forme juridique de votre société
Le CSA élague considérablement dans le nombre de formes de société, et quatre formes juridiques subsistent : la société à responsabilité limitée (SRL), la société anonyme (SA), la société coopérative (SC) et la société simple. Cette dernière a pour variantes la société en nom collectif (SNC) et la société en commandite (SComm).
Les nouvelles dénominations des formes de société et leurs abréviations s'appliquent à partir de début 2020. Ainsi, le terme SPRL appartiendra au passé, étant donné que la SPRL est automatiquement convertie en une SRL.
La situation de la SCRL « impropre » (la SCRL qui ne répond pas à la philosophie coopérative) est plus obscure. Ces sociétés seront converties de plein droit, le 1er janvier 2024, dans une SRL et sont gérées jusqu'alors par les anciennes règles du Code des Sociétés, mais, à compter du 1er janvier 2020, elles tomberont déjà sous le coup des règles impératives du CSA. À ce sujet, le ministre de la Justice a récemment adopté le point de vue qu'elles peuvent continuer d'utiliser, jusqu'à leur conversion effective dans une autre forme juridique, la dénomination de SCRL.
À partir du 1er janvier 2020, il faudra dès lors mentionner les nouvelles dénominations des formes de société dans tous les documents émanant de la société. Pensez ici au papier à lettres, aux factures, mais aussi à la publicité sur les voitures de société. Il n'y aura pas d'amende si cette modification de nom n'est pas effectuée immédiatement, mais il est important d'en tenir compte si, par ex., vous commandez du nouveau papier à lettres. Pour l'en-tête des factures qui sont émises électroniquement, cela devrait toutefois être mis en ordre à court terme.
Adaptation obligatoire conformément au CSA en cas de modification des statuts
Le régime de transition relatif à l'entrée en vigueur du CSA prévoit que toute société qui procède à une modification des statuts après le 1er janvier 2020 est également tenue, à l'occasion de cette modification de statuts, de mettre les statuts en conformité avec le CSA. Cette obligation ne s'applique pas si la modification des statuts découle de l'application du capital autorisé, de l'exercice de warrants ou de la conversion d'obligations convertibles.
Les administrateurs de la société sont personnellement et solidairement responsables des dommages subis par la société ou par des tiers en conséquence du non-respect de cette obligation.
Veillez à ce que votre organe de gestion soit correctement composé
Sous le CSA, il n'est plus autorisé de siéger en plusieurs qualités dans un même conseil d'administration. En effet, dans le passé on choisissait souvent, dans nombre de petites entreprises, de faire siéger une seule et même personne, à la fois en tant que personne physique et en tant que représentant permanent d'un administrateur personne morale.
Outre l'interdiction de cumul précitée, le CSA introduit une interdiction de cascade. Cela implique qu'un administrateur personne morale doit immédiatement désigner une personne physique en tant que représentant permanent, et qu'il devient donc explicitement interdit de désigner en tant que représentant permanent une société de gestion qui, à son tour, désigne une personne physique en tant que représentant permanent.
Enfin, le CSA oblige aussi l'administrateur chargé de la gestion journalière de désigner un représentant permanent, ce qui n'était pas le cas dans le passé.
Cela signifie que de nombreux conseils d'administration ne seront plus correctement composés à partir du 1er janvier 2020. Le risque existe que des décisions prises par un conseil d'administration non valablement composé, puissent être déclarées nulles.
Utilisez les bonnes procédures lorsque vous avez un intérêt contradictoire
Le CSA introduit une modification considérable dans la procédure qui s'applique si un administrateur a un intérêt contradictoire de nature patrimoniale. C'est le cas lorsqu'un administrateur conclut un contrat avec la société (par ex. un contrat de bail).
Tandis que l'administrateur concerné pouvait auparavant participer à la décision, il doit s'abstenir sous le nouveau CSA. Lorsque tous les administrateurs ont un intérêt contradictoire, la décision doit en outre être prise par l'assemblée générale. Par ailleurs, le procès-verbal par lequel la décision est approuvée, doit contenir la justification nécessaire.
Soyez prudent avec les distributions de votre SRL
Dans la SRL, le capital a été supprimé. Afin d'offrir néanmoins la protection nécessaire aux créanciers de la société, on a dès lors introduit dans la SRL des règles strictes qui s'appliquent à toute distribution des fonds propres de la société.
En particulier, le CSA fournit un double test. D'une part, vous devez vérifier si l'actif net de votre société n'est pas négatif, ou s'il ne deviendrait pas négatif suite à cette distribution (test d'actif net). D'autre part, l'organe de gestion doit vérifier si la société, selon des développements auxquels on peut raisonnablement s'attendre, reste en mesure de régler ses dettes à mesure que celles-ci sont exigibles sur une période d'au moins douze mois après la distribution (test de liquidité).
Les administrateurs supportent la responsabilité de ce double test et peuvent dès lors être tenus solidairement responsables si un montant trop élevé a été distribué. Nous recommandons dès lors de faire preuve de la prudence nécessaire à l'occasion de distributions effectuées après le 1er janvier 2020.
