- Comment préparer les entreprises aux calamités ?
- Avez-vous préparé un scénario pour le prochain coup dur ?
Des entreprises ont été contraintes de fermer. Certaines ont recours au chômage temporaire. D’autres, par contre, ont toutes les peines du monde pour honorer toutes leurs commandes. Partout, l’impact est énorme et imprévu. Personne n’avait prévu que ce virus apparu en janvier en Chine allait paralyser le monde entier trois mois plus tard. Aucun gouvernement, aucune entreprise, aucune organisation n’était franchement préparé à une crise de cette ampleur.
En période de crise, les entreprises perdent le contrôle sur leur fonctionnement, que ce soit partiellement ou totalement : les employés sont en arrêt maladie, les clients sont aux abonnés absents tandis que les fournisseurs sont au point mort. Certains chefs d’entreprise tentent de maintenir le cap. Certains autres ramènent le bateau au port et l’amarrent dans l’espoir de le garder à flot en laissant passer la tempête.
Les premières conséquences de la crise du coronavirus sont devenues tangibles pour la plupart des entreprises. Le moment semble dès lors opportun pour réfléchir à la manière dont votre entreprise fait face à des circonstances imprévues. Peu d’entreprises avaient envisagé une pandémie – et certainement pas ici en Belgique et en Europe – mais si nous avons acquis une certitude, c’est que nous devrons encore surmonter des crises à l’avenir. Peut-être pas (du moins espérons-le !) des crises d’une telle ampleur et avec un impact aussi important, mais tôt ou tard, toutes les entreprises vont se retrouver confrontées à des défis sans précédent. Que faire si une cyberattaque paralyse tous vos systèmes informatiques ? Que faire si votre principal fournisseur fait soudainement faillite ? Que faire si plusieurs employés clés viennent à quitter, quasi simultanément, l’entreprise ? Et si un incendie se déclarait ?
Pour bon nombre de ces revers, votre entreprise sera probablement assurée. Mais les frais indirects ne sont généralement pas couverts par des assurances. Une semaine après la cyberattaque, vos systèmes informatiques seront généralement à nouveau opérationnels et les dommages encourus durant cette semaine d’inactivité sont couverts, mais qu’en est-il des dommages à long terme ? Dans quelle mesure votre réputation auprès des clients et des fournisseurs a-t-elle été affectée ?
Le Business Continuity Management en quatre étapes
La solution pour faire face à ces circonstances imprévues se nomme Business Continuity Management(BCM, parfois aussi appelé Plan de Continuité des Affaires ou Continuité des opérations). Il s’agit d’une démarche planifiée visant à préparer les entreprises à une crise. De la sorte, même dans des circonstances difficiles, ces mêmes entreprises seraient à même de garantir la continuité de leurs opérations. Le Business Continuity Management évite d’avoir à improviser à partir d’une feuille blanche en cas de crise. Un épisode aussi critique ne peut jamais être anticipé à 100 %, les circonstances diffèrent à chaque fois. Mais si l’on tient compte du pire scénario (worst case scenario), l’entreprise peut non seulement survivre à une crise, elle peut même en sortir plus forte.
Le Business Continuity Management suit quelques étapes essentielles :
- 1) Avant la crise : identifiez les menaces. Dressez un tableau des différents scénarios. Pour chacun de ces scénarios, analysez où votre organisation est vulnérable et travaillez sur les points faibles. En procédant de la sorte, vous pourrez éviter que des incidents ou des revers ne dégénèrent en scénario catastrophe.
- 2) Pendant la crise : tentez le plus rapidement possible de reprendre le contrôle de la situation. Désormais, il est essentiel de réduire l’impact d’un incident ou d’un revers et de mettre le moins possible en danger la continuité de l’entreprise.
- 3) Après la crise : l’entreprise doit redémarrer. Le coronavirus a démontré à suffisance qu’une crise peut frapper rapidement, de manière totalement inattendue et fort, et que la reprise requiert nettement plus de temps. Il importe par conséquent de réfléchir et de planifier à temps pour remettre l’entreprise le plus rapidement sur les rails.
- 4) Formation et éducation : en période de crise, une équipe doit faire preuve de confiance pour pouvoir traiter efficacement la situation. Cela passe par une formation à différents scénarios, afin que chacun sache ce qu’on attend de lui le moment venu. Il s’agit d’une mission permanente. Si l’on attend qu’une crise se déclare pour former les gens, on va rater le coche. La préparation est essentielle : les équipes bien préparées se mettront à l’œuvre avec plus de confiance.
Cette démarche peut être certifiée conforme à la norme internationale ISO 22301 - Business Continuity Management (BCM). Il s’agit d’une norme universelle dont l’efficacité a déjà été prouvée dans de nombreuses organisations.
Ne jamais faire l’économie d’une bonne crise
Les entreprises font vraiment la différence dans les circonstances imprévues. En chinois, le terme « crise » ne signifie pas seulement « danger » mais aussi « opportunité », c'est-à-dire qu’il implique de transformer les revers en opportunités.
Chez Moore, nous voulons vous aider à faire croître votre entreprise. Un des piliers majeurs de la continuité et de la croissance durable consiste à préparer à faire face aux circonstances les plus difficiles. Vous vous posez des questions en matière de Business Continuity Management ? N'hésitez surtout pas à nous contacter !
