Hoe verloopt een pre-audit vergadering?
Net als vorig jaar, zal naar alle verwachting ook dit jaar een verrekenprijsaudit steeds vaker van start gaan met een pre-audit vergadering. Dergelijke vergadering kan zowel door de controleur als door de belastingplichtige worden geïnitieerd. De klassieke (standaard) verrekenprijsvragenlijst wordt in sommige gevallen nog steeds gedeeld bij de start van de controle. Verder stellen we ook vast dat de pre-audit vergadering steeds vaker als middel gebruikt wordt om in de hierop volgende verrekenprijsvragenlijst de pijlen meteen te richten op de meest materiële (of risicovolle) transacties.
Concreet zal de belastingplichtige tijdens de pre-audit vergadering gevraagd worden om mondeling toelichting te geven over de onderneming in zijn geheel, denk hierbij aan de algemene strategie, de operationele structuur, de belangrijkste rapporteringslijnen, etc.. Uiteraard zal het meeste aandacht besteed worden aan het gehanteerde verrekenprijsbeleid. Hierop volgen vaak (soms al tijdens de pre-audit vergadering) gerichte vragen. Een gedegen voorbereiding is dus van cruciaal belang.
Verplichte documentatievereisten
Verrekenprijsdocumentatie, zijnde het lokaal en groepsdossier, vormt een belangrijke bron van informatie voor auditselectie. Al enkele jaren wordt gebruik gemaakt van geautomatiseerde data mining technieken om gericht controles te lanceren. Courante selectiecriteria omvatten; structurele verliezen, omvangrijke verrekenprijscorrecties bij jaareinde, herstructureringen, volatiliteit in de resultatenrekening en balans, en de aanwezigheid van materiële intra-groepsfinanciering.
Verder leert ervaring ook dat het niet (correct) naleven van de documentatieverplichtingen omtrent verrekenprijzen een trigger voor een controle kan zijn. Denk dan aan het niet (of te laat) indienen van verrekenprijsdocumentatie of het maken van fouten tegen de strikt gedefinieerde vorm- en contentvereisten. Hierbij mogen we ook de administratieve boetes (gekoppeld aan het niet naleven van de verrekenprijs documentatieverplichtingen) niet uit het oog verliezen. Deze boetes starten weliswaar mild (nihil voor een eerste overtreding) maar kunnen al snel oplopen tot EUR 25.000 per overtreding. Reden genoeg om na te gaan of uw onderneming gehouden is aan deze documentatieverplichtingen en deze vervolgens (indien nodig) tijdig en correct in orde te brengen.
Teneinde een controle succesvol te doorstaan, raden we dan ook aan om tijdig de gehanteerde verrekenprijzen te (her)evalueren en te voorzien van de nodige onderbouw (verrekenprijsdocumentatie).
Wenst u bijstand bij het doorlopen van een verrekenprijsaudit, had u graag bijstand bij het doorlichten van uw verrekenprijsmethodiek en/of het voldoen aan de Belgische verrekenprijsverplichtingen, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze transfer pricing specialisten.
