Bij de overgang naar een nieuw boekjaar rijst vaak de vraag: in welk financieel boekjaar moet een uitgave of ontvangst worden toegerekend? In de BBC-boekhouding wordt gewerkt op transactiebasis. Dit betekent dat het tijdstip van de transactie bepalend is voor de toerekening. Dit stemt echter niet altijd overeen met de factuurdatum of het moment van levering van goederen of diensten. Om u hierbij te helpen, geven we een overzicht van de verschillende scenario’s voor uitgaven en ontvangsten.
Algemeen principe
Een factuur wordt in principe aangerekend in het jaar dat overeenkomt met de factuurdatum. Als de factuurdatum overeenstemt met het transactiemoment, is er geen probleem inzake de toerekening tot de juiste boekhoudperiode. Wanneer dit niet het geval is, kunnen bepaalde correcties worden toegepast om de uitgave of ontvangst aan het correcte financieel boekjaar toe te rekenen. Dit gebeurt via ‘te ontvangen facturen’, ‘te innen opbrengsten’ en ‘overlopende rekeningen’.
Correctiemechanismen in drie situaties
Situatie 1: Deels betrekking op een volgend/vorig jaar
Als een factuur gedeeltelijk betrekking heeft op een volgend of vorig jaar, kan de kost of opbrengst voor een deel (bijvoorbeeld 2/12e) worden overgedragen of toegerekend via ‘overlopende rekeningen’. Dit zijn boekingen in de algemene boekhouding. De uitgave of ontvangst blijft budgettair ten laste van het jaar waarin de factuur werd aangerekend. Het gebruik van overlopende rekeningen is louter een correctie van het resultaat in de algemene boekhouding en heeft geen impact op het budgettaire resultaat.
Situatie 2: Voorschotfactuur voor volgend jaar
Als een factuur met factuurdatum 2024 volledig betrekking heeft op 2025 (een voorschotfactuur), moet deze toch worden aangerekend in boekjaar 2024. Omdat de factuur betrekking heeft op een transactie van 2025, moet de budgettaire aanrekening in 2024 worden tegengeboekt om budgettaire impact in 2024 te vermijden. De budgettaire uitgave of ontvangst wordt vervolgens opnieuw verwerkt in 2025. Indien de factuur in 2024 al werd betaald of geïnd, wordt dit in 2024 uitgedrukt als een ‘vooruitbetaling’ of ‘ontvangen voorschot’.
Situatie 3: Factuur ontvangen in volgend boekjaar
Als een factuur met factuurdatum 2025 volledig betrekking heeft op een transactie van 2024, wordt deze aangerekend in 2025. Om de uitgave of ontvangst toch budgettair ten laste of bate te laten komen van 2024, kan in 2024 een ‘te ontvangen factuur’ of ‘te innen opbrengst’ worden geregistreerd. Dit is ook van toepassing als er voor geleverde goederen of prestaties in 2024 nog geen factuur met factuurdatum 2024 beschikbaar is bij de afsluiting van het boekjaar. De ‘te ontvangen factuur’ of ‘te innen opbrengst’ wordt budgettair tegengeboekt in 2025 om de aanrekening van de definitieve factuur te neutraliseren. Dit correctiemechanisme heeft, in tegenstelling tot de overlopende rekeningen, wél invloed op het budgettair resultaat en mogelijk op de evaluatie van over te dragen kredieten (vóór 1 maart, art. 258 DLB).
Samengevat: in welk financieel boekjaar aanrekenen?
Hieronder vindt u een overzichtstabel met de verschillende situaties en de bijhorende correcties:
Vraag naar persoonlijk advies
Wij adviseren om deze correcties enkel toe te passen indien de onderliggende transactie belangrijk en materieel is. Dit betekent dat de impact op het resultaat of de beleidsrapporten groot genoeg moet zijn om het getrouw beeld te beïnvloeden. Voor autonome gemeentebedrijven blijft dit omwille van de fiscale impact een strikt aandachtspunt.
Wilt u meer weten over deze materie? Onze experts van Moore Public staan klaar om u verder te helpen.
