Is uw organisatie meldingsplichtig?

Alle vennootschappen (ongeacht de rechtsvorm), de vzw’s, de stichtingen, de trusts, fiducieën en gelijkaardige juridische constructies moeten uiterlijk voor 31 maart 2019 de gegevens van hun UBO’s ingeven in het UBO-register via een applicatie die beschikbaar zal worden gemaakt op het ‘Myminfin’ platform. Burgerlijke maatschappen vallen m.a.w. ook onder deze regelgeving. U moet het UBO-register van uw organisatie jaarlijks bijwerken. Tussentijdse wijzigingen moeten binnen de maand worden doorgegeven. 

De leden van het bestuursorgaan, de fiduciebeheerder en de trustee zijn in de eerste plaats gemachtigd voor de invulling van het UBO-register. Zorg er dan ook voor dat de gegevens van de bestuurders van uw organisatie correct zijn opgenomen in de Kruispuntenbank der Ondernemingen. Daarnaast, zal u namens uw organisatie ook andere (externe) personen hiertoe kunnen machtigen. 

Wie zijn de UBO’s?

Het is de bedoeling dat er voor iedere meldingsplichtige entiteit minstens 1 UBO kan worden opgenomen in het UBO-register. Om die reden worden de uiteindelijke begunstigden (“UBO’s”) trapsgewijs geïdentificeerd. 

Voor de vennootschappen:

• natuurlijke personen die een ‘toereikend percentage van de stemrechten houden’. Het (on)rechtstreeks bezit van meer dan 25 procent van de stemrechten geldt daarbij als een indicatie van toereikend percentage. Bij een onrechtstreeks aandeelhouderschap moeten ook de gegevens van de tussenliggende vennootschappen of andere juridische entiteiten worden meegedeeld;
• natuurlijke personen die via andere kanalen zeggenschap hebben over de vennootschap, bijv. op basis van afspraken opgenomen in een aandeelhoudersovereenkomst.
• indien er via de twee bovenstaande methodes geen UBO kan worden aangeduid: de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel. 

Voor de verenigingen en stichtingen:

• de leden van de raad van bestuur;
• de personen die gemachtigd zijn de (i)vzw of stichting te vertegenwoordigen, bijv. via een administratieve volmacht;
• de personen belast met het dagelijks bestuur van de (i)vzw of stichting;
• de stichters van een stichting;
• de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (i)vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is;
• elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (i)vzw of stichting uitoefent.

Voor de trusts, fiducieën en gelijkaardige juridische constructies:

• de oprichter;
• de fiduciebeheerder of trustee;
• de eventuele protector;
• de begunstigden van de fiducie of de trust, of wanneer deze nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is;
• elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent. 

Welke gegevens moeten worden meegedeeld?

Kort samengevat moet u van een UBO-natuurlijke persoon de naam, voornaam, geboortedatum, adres, nationaliteit, de categorie van UBO waartoe de betrokkene behoort, en (voor de vennootschappen) het percentage van het gehouden belang, dan wel het mandaat dat de betrokkene waarneemt binnen de entiteit, meedelen. Is de UBO niet de rechtstreekse eigenaar of begunstigde, maar via de omweg van één of meerdere juridische entiteiten, dan moeten bovendien de identificatiegegevens (maatschappelijke benaming, oprichtingsdatum, eventuele handelsbenaming, ondernemingsnummer, rechtsvorm, maatschappelijke zetel) van elk van deze juridische entiteiten worden meegedeeld. 

Een concreet voorbeeld: U heeft een onderneming met een sterk gespreid aandeelhouderschap, waarbij de voornaamste aandeelhouder een deelneming houdt van 15%. Er zijn geen bepalingen in een aandeelhoudersovereenkomst op basis waarvan een of meerdere aandeelhouders kunnen worden geïdentificeerd die een zeggenschap hebben op de vennootschap. De UBO’s van uw onderneming moeten gezocht worden onder het hoger leidinggevend personeel. Één van de bestuurders van uw onderneming neemt zijn bestuursmandaat waar via zijn managementvennootschap. U zal in het UBO-register zowel de gegevens van de natuurlijke persoon, als de managementvennootschap moeten registeren. Heel wat informatie zal wellicht al in uw bezit zijn. Is dit niet het geval, maakt u er best zo snel mogelijk werk van de ontbrekende informatie op te vragen bij de betrokkenen.

Zijn er sancties?

In de eerste plaats moet er rekening worden gehouden met de algemene vennootschapsrechtelijke geldboete van 400 tot 40.000 euro. Daarnaast voorziet de specifieke wetgeving m.b.t. het UBO-register ook in administratieve boetes die kunnen variëren van 250 tot 50.000 euro. Deze worden, net als de vennootschapsrechtelijke boetes, opgelegd aan de individuele bestuurders zelf. 

Hoe lang worden de meegedeelde gegevens bewaard?

De gegevens van het UBO-register worden bewaard tot tien jaar nadat de meldingsplichtige entiteit wordt opgedoekt. 

Moet u uw UBO’s op de hoogte brengen?

U moet iedere UBO op omstandige wijze en op een duurzame drager op de hoogte brengen dat zijn of haar gegevens werden ingegeven in het UBO-register in het kader van de meldingsplicht. Dit is logische gezien u de regelgeving inzake de verwerking van de persoonsgegevens van de UBO’s ook moet respecteren. Deze verplicht iedere verwerkingsverantwoordelijke (of zijn vertegenwoordiger) en de verwerkers om een interne documentatie bij te houden van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid worden verricht. Dit is het register van verwerkingsactiviteiten of het dataregister dat de vroegere aangifte bij de Commissie voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer vervangt. Meer informatie hierover vindt u op de website van de Gegevenbeschermingsautoriteit. Een schending van de verplichting tot het bijhouden van een dergelijk dataregister kan aanleiding geven tot een administratieve geldboete tot 10.000.000 euro of, voor een onderneming, tot 2% van de totale wereldwijde jaaromzet in het voorgaande boekjaar, indien dit cijfer hoger is.  

De applicatie van het UBO-register is sinds 25 september 2018 beschikbaar. Hiertoe dient u zich aan te melden bij het portaal MyMinFinPro-portal of via de website (tabblad E-diensten, UBO-register). Zoals voor iedere online applicatie, is het niet ondenkbaar dat het systeem door de toevloed aan gebruikers op de go live datum met de nodige technische problemen zal kampen. Om onnodige frustratie te vermijden,  bereid u uw organisatie dan ook best tijdig voor, zodat u vóór 31 oktober alle UBO’s binnen uw organisatie heeft geïdentificeerd en de nodige gegevens van hen heeft verzameld. De Algemene Administratie van de Thesaurie werd belast met het beheer en de controle van het UBO-register. Zij heeft aangekondigd dat zij voor de lancering van de applicatie nog een FAQ en gebruikershandleiding zal publiceren op haar website.