Advocaat, een toegelaten derde op algemene vergadering?

Wie mag aanwezig zijn op de algemene vergadering?

Inherent aan de algemene vergadering is dat zij een besloten karakter heeft en in principe beperkt is tot de aandeelhouders. Hieruit vloeit voort dat de algemene vergadering zelf in de regel bevoegd is om te beslissen over de toelating van bepaalde derden. Bij stilzwijgen is de derde welkom, bij betwisting dient er gestemd te worden.

De derden kunnen opgedeeld worden als volgt:

• Bepaalde derden mogen altijd aanwezig zijn.  Denk hierbij aan de warranthouders, de obligatiehouders, de certificaathouders, ...
• Daarnaast zijn er de gewone derden: de accountant, de revisor, … Zolang de algemene vergadering hen niet buiten stemt, mogen zij aanwezig zijn
• Een bijzonder geval is evenwel de advocaat (zie verder).

De advocaat, een wel heel bijzondere derde op uw algemene vergadering

Meteen rijzen een aantal pertinente vragen: Voor wie treedt hij op? De vennootschap of de aandeelhouder. In welke hoedanigheid treedt hij op? Als bijzonder lasthebber of als raadsman.  Immers, afhankelijk van de hoedanigheid waarin hij optreedt, is het eenvoudiger om al dan niet toegelaten te worden op de algemene vergadering.

Treedt de advocaat op voor de vennootschap, dan geldt de algemene regel.  Zolang de algemene vergadering de betrokken advocaat niet buiten stemt, mag hij aanwezig zijn.  Wat echter indien de advocaat optreedt als raadsman?  Hierop is geen eenduidig antwoord.  Slechts een minderheid in de rechtsleer is van oordeel dat de aandeelhouder mag vergezeld zijn van zijn advocaat. Het merendeel van de rechtsleer is evenwel van mening dat de bijstand door een advocaat op de algemene vergadering niet toegelaten is.

Maar wat indien de aandeelhouder niet zelf komt, maar zich bij volmacht laat vertegenwoordigen door zijn advocaat?  Op dat ogenblik treedt hij immers niet op in zijn hoedanigheid van advocaat, maar als bijzondere lasthebber, wiens kennis van zaken u wellicht niet zal ontgaan. Doorgaans wordt in de statuten opgenomen dat een aandeelhouder kan vertegenwoordigd worden door een niet- aandeelhouder. Dergelijke clausule “kan” er evenwel toe leiden dat u op de algemene vergadering geconfronteerd wordt met een advocaat.

Conclusie

Wil u niet voor verrassingen komen te staan, dan doet u er dus goed aan bij de redactie van de statuten “vooraf” onderling goed te bespreken wat in de gegeven omstandigheden de meest aangewezen clausule is omtrent de vertegenwoordiging van aandeelhouders door niet- aandeelhouders. Een toelating van niet- aandeelhouders als vertegenwoordiger, kan er later voor zorgen dat u (onverwacht) oog in oog komt te staan met een advocaat op de algemene vergadering.