Btw-aftrek gemengd gebruikte bedrijfsmiddelen - nieuwe verduidelijkende en versoepelende circulaire

Personenwagens:

In de eerdere beslissingen werden drie methodes voorgesteld om de verhouding privé/beroepsmatig gebruik van personenwagens te bepalen: een rittenadministratie, een semi- forfaitaire formule en een forfait van 35%. In deze nieuwe circulaire worden deze methodes terug besproken en waar nodig verder verduidelijkt.

• Terbeschikkingstelling tegen vergoeding:
  De aftrekbeperking voor gemengd gebruikte personenwagens geldt niet indien de wagen ter beschikking wordt gesteld tegen een vergoeding. De terbeschikkingstelling wordt geacht te zijn verricht onder bezwarende titel indien haar tegenprestatie bestaat uit de betaling van een geldsom, de vermindering van de bezoldiging met de waarde van de terbeschikkingstelling of het debiteren van de rekening-courant tot beloop van de overeengekomen vergoeding.

  In de nieuwe circulaire wordt bovendien een standpunt ingenomen over het geval waarin de terbeschikkingstelling gratis is, maar er een vergoeding moet worden betaald door de werknemer voor aanvullende opties, toebehoren of een duurder model.

  Volgens de fiscus wordt aangenomen dat het alsnog om een gratis terbeschikkingstelling gaat wanneer gelijktijdig aan volgende voorwaarden wordt voldaan
  (1) Er wordt een éénmalige vergoeding gevraagd bij aanvang van de terbeschikkingstelling van de firmawagen.
  (2) De mogelijkheid om de bijkomende opties of het duurder model te verkrijgen is facultatief

  Indien de werkgever de kost van de bijkomende opties volledig doorrekent aan zijn werknemers, is de btw op die opties bij de werkgever volledig aftrekbaar (dus ook niet onderworpen aan de algemene  50% beperking voor personenwagens).
   

• Woon – werkverkeer:
  Het privégebruik van een voertuig omvat ook het woon-werkverkeer. In deze circulaire wordt de definitie “woon-werkverkeer” verduidelijkt en kan ze omschreven worden als het traject dat de gebruiker van een vervoermiddel aflegt tussen zijn woonplaats en zijn plaats van tewerkstelling of de plaats van waar hij zijn economische activiteit uitoefent. Hiermee wordt uitsluitend de maatschappelijke zetel of een inrichting bedoeld.

  Onder maatschappelijke zetel wordt verstaan de zetel van de bedrijfsuitoefening, zijnde de plaats waar de centrale bestuurstaken van het bedrijf worden uitgeoefend. Nieuw is de notie van “inrichting”. Onder een “inrichting” wordt bedoeld ofwel een vestigingseenheid geregistreerd bij de KBO of een plaats die wordt gekenmerkt door een voldoende mate van duurzaamheid en een geschikte structuur qua personeel en technische middelen om diensten en leveringen van goederen te verstrekken of te ontvangen.

  In gebruikelijke handelsrelaties tussen onafhankelijke personen wordt de inrichting van een klant, van een andere leverancier of dienstverrichter, niet aangemerkt als een plaats van tewerkstelling of plaats waar of van waaruit de economische activiteit wordt uitgeoefend. De “40 dagen-regel”  voor de vaststelling van de vaste plaats van tewerkstelling inzake directe belastingen is inzake btw niet van toepassing.

  Wanneer iemand echter organisatorisch en/of economisch zodanig nauw verbonden is met een andere persoon, kan het zijn dat er feitelijk geen sprake meer is van een handelsrelatie tussen twee onafhankelijke personen. Als de belastingplichtige daarenboven zijn economische activiteit duurzaam uitoefent op de plaats waar de persoon waarmee hij zodanig is verbonden, een inrichting heeft, kan deze inrichting worden aangemerkt als plaats waar of van waaruit de belastingplichtige zijn economische activiteit uitoefent of waar een personeelslid van de belastingplichtige wordt tewerkgesteld.
   

• Praktische toepassingen:
  Wanneer een werknemer zich vanaf zijn woonplaats begeeft naar een verzamelplaats vooraleer samen met collega’s in zijn wagen (poolwagen) naar hun plaats van tewerkstelling te rijden, dan wordt het volledige traject dat door die werknemer wordt afgelegd als woon- werkverkeer beschouwd.

  Indien werknemers in de bouwsector die zich vanuit hun woonplaats begeven naar een verzamelplaats die zich al dan niet situeert op de maatschappelijke zetel of een inrichting, waarna ze gezamenlijk naar een specifieke werf rijden, wordt het volledige traject bij wijze van administratieve tolerantie aangemerkt als beroepsmatige verplaatsing. Dezelfde tolerantie is eveneens van toepassing voor verplaatsingen tussen de woonplaats en maatschappelijke zetel of een inrichting, die afgelegd worden om materialen en gereedschap op te halen, alvorens naar een specifieke werf te rijden.

  Voor bestuurders of zaakvoerders van een vennootschap die niet de hoedanigheid hebben van belastingplichtige, wordt het traject woonplaats-maatschappelijke zetel aangemerkt als woon-werkverkeer. Bestuurders of zaakvoerders die daarentegen wel de hoedanigheid hebben van belastingplichtige, worden in de relatie met de vennootschap aangemerkt als leverancier of dienstverrichter. In dit geval wordt het traject woonplaats – maatschappelijke zetel niet aangemerkt als woon-werkverkeer.

  Voor advocaat-stagiairs of advocaat-medewerkers die de hoedanigheid hebben van btw- plichtigen, wordt de verplaatsing tussen hun woonplaats en het advocatenkantoor waar ze duurzaam tewerkgesteld zijn, als een woon-werkverplaatsing beschouwd. Doordat zij zo nauw verbonden zijn met het advocatenkantoor en hun activiteit duurzaam uitoefenen in een inrichting van het advocatenkantoor, wordt de plaats waar het advocatenkantoor gevestigd is als een “inrichting” aangemerkt voor de advocaat-stagiairs en advocaat-medewerkers.
   

• Handelsvertegenwoordigers:
  Wanneer een bedrijfswagen ter beschikking wordt gesteld aan een werknemer met wie een arbeidsovereenkomst van handelsvertegenwoordiging is gesloten en methode 1 (rittenadministratie) wordt toegepast om het beroepsmatig gebruik van de wagen te bepalen, aanvaardt de administratie dat er minstens 50 % beroepsmatig gebruik is van de wagen zonder dat dit moet gestaafd worden aan de hand van een rittenadministratie. Deze tolerantie geldt slechts voor één voertuig per gebruiker.
   
• Voorwaarden voor de toepassing van methodes 2 en 3:
  Om methode 2 en 3 te kunnen toepassen, moet aan drie cumulatieve voorwaarden worden voldaan.
  • De eerste voorwaarde verschilt bij beide methodes. Bij methode 2 (semi-forfait) is de eerste voorwaarde dat er één vaste gebruiker is van het autovoertuig. Bij methode 3 (forfait 35%) wordt als eerste voorwaarde gesteld dat de methode moet worden toegepast op alle gemotoriseerde vervoermiddelen bestemd voor het vervoer van personen en/of goederen over de weg die gemengd worden gebruikt.
  • Als tweede voorwaarde wordt bij beide methodes gesteld dat deze slechts kunnen worden toegepast voor één voertuig per gebruiker. Wanneer twee personenwagens ter beschikking worden gesteld van één en dezelfde persoon, er een combinatie dient te gebeuren van (i) 35% forfait en rittenadministratie of (ii) semi- forfaitaire formule en rittenadministratie. De combinatie van 35% forfait en semi-forfaitaire formule is niet mogelijk.
  • Als derde voorwaarde wordt voor beide methodes gesteld dat het voertuig daadwerkelijk als werkinstrument of exploitatiemiddel moet worden gebruikt in het kader van de economische activiteit.
  • Om als werkinstrument of exploitatiemiddel te kunnen worden aangemerkt, moeten zij minstens 10 % voor beroepsdoeleinden worden gebruikt. Dit is een feitenkwestie die geval per geval dient te worden beoordeeld.
    ​​​​​Een belangrijke uitzondering die hierop wordt gemaakt is voor de zgn. “salariswagens”. Wanneer een voertuig ter beschikking wordt gesteld in het kader van het loonbeleid, gaat de administratie er voor de toepassing van het 35% forfait vanuit dat het voertuig als werkinstrument of als exploitatiemiddel wordt gebruikt.

Andere roerende goederen dan personenwagens:

Ook voor deze roerende goederen die gemengd worden gebruikt, moet de verhouding privé- en beroepsgebruik worden vastgesteld. Hierbij aanvaardt de administratie dat het beroepsgebruik forfaitair op 75% wordt geraamd voor alle roerende goederen die overwegend als werkinstrument of exploitatiemiddel worden gebruikt in het kader van de economische activiteit.

Onder meer volgende categorieën worden uitgesloten van het 75%- forfait:

Leveringen van goederen zoals elektriciteit, aardgas, water, aardolie, …

In principe dient het beroepsgebruik te worden vastgesteld onder toezicht van de administratie. Voor de gratis terbeschikkingstelling van verwarming en elektriciteit aan de zaakvoerder, bestuurder of werknemer, die de goederen ook privé mag gebruiken, mag de rechtspersoon bij normaal verbruik de btw 100% in aftrek nemen op voorwaarde dat de btw op het aangerekend forfaitaire voordeel van alle aard inzake directe belastingen doorgestort wordt aan de Schatkist. Dit betekent dus een uitzonderlijke terugkeer naar het regime van vóór de inwerkingtreding van de nieuwe regels.

De ter beschikking stelling van tankkaarten (zonder wagen).

Ook de drie methodes voor autovoertuigen kunnen hierop niet worden toegepast. Het beroepsgebruik wordt ook hier vastgesteld onder toezicht van de administratie. Als er uitdrukkelijk wordt verzocht om het gebruik van een behoorlijk gehouden rittenadministratie, kan dit echter niet geweigerd worden door de administratie. Er moet rekening worden gehouden met de algemene 50% aftrekbeperking voor de personenwagens.