Afronding op 5 cent: nieuwe btw-tolerantie

Afronding van het te betalen bedrag – de algemene regels

De afronding van de betaling wordt door het Wetboek van Economisch Recht enkel toegestaan indien volgende voorwaarden zijn vervuld:

• De betaling moet plaatsvinden in de fysieke aanwezigheid van de consument;
• Het totaalbedrag van de betaling moet hoger zijn dan 5 cent;
• Als de onderneming of vrije beroepsbeoefenaar kiest voor de afronding van betalingen, moet hij de afrondingsregels consistent toepassen, d.i. voor alle klanten en ongeacht het gebruikte betaalmiddel (cash of debit-/creditcard);
• Op een duidelijk zichtbare wijze aan de consument of cliënt kenbaar maken dat de totaalbedragen zullen worden afgerond naar het dichtstbijzijnde veelvoud van 5 cent. Hiervoor werd een pictogram ter beschikking gesteld;
• Op het kasticket of bewijsstuk moet het te betalen totaalbedrag worden vermeld alsook de toegepaste afronding.

Wanneer een onderneming of vrije beroeper opteert om de afronding op 5 cent toe te passen, zijn volgende afrondingsregels van toepassing:

• Wanneer het totaalbedrag eindigt op 1, 2, 6 of 7 cent, kan dit bedrag worden afgerond naar het lagere veelvoud van 5 cent;
• Eindigt het totaalbedrag op 3, 4, 8 of 9 cent, dan gebeurt de afronding naar het hogere veelvoud van 5 cent.

Wat met de btw op het afrondingsverschil?

In principe is btw verschuldigd over alles wat de leverancier of dienstverrichter als tegenprestatie verkrijgt voor de levering van goederen of diensten. Wanneer het totaalbedrag naar boven of naar beneden wordt afgerond, impliceert dit dat er respectievelijk meer of minder btw in de prijs begrepen en verschuldigd is dan het geval zou zijn indien het bedrag niet werd afgerond.

Het wordt nog complexer wanneer het afgeronde totaalbedrag betrekking heeft op leveringen van goederen en diensten die aan verschillende btw-tarieven onderworpen zijn. Voor een correcte btw-rapportering zou in dat geval het afrondingsverschil volgens de regel van drie moeten omgeslagen worden over de toepasselijke btw-tarieven.

Voorbeeld

Een particulier koopt in een grootwarenhuis een goed A, onderworpen aan het btw-tarief van 6%, aan tegen een prijs van 10,04 EUR (9,47 EUR + 0,57 EUR btw) en een goed B, onderworpen aan het normale btw-tarief van 21%, tegen een prijs van 12,03 EUR (9,94 EUR + 2,09 EUR btw). Deze aankopen resulteren in een totaalbedrag van 22,07 EUR (incl. btw). Als het grootwarenhuis ervoor heeft gekozen om betalingen af te ronden, dan is de klant slechts een bedrag van 22,05 EUR verschuldigd.

Het afrondingsverschil van 0,02 EUR (22,07 EUR – 22,05 EUR) dient dan in principe over de verschillende goederen/tariefgroepen te worden omgeslagen op basis van de regel van drie.

Dergelijke oefening, die voor elke betaling bij een verkoop van goederen onderworpen aan verschillende btw-tarieven zou moeten worden uitgevoerd, brengt een administratieve last tot stand die absoluut niet in verhouding staat tot het (verwaarloosbare) bedrag van het afrondingsverschil (max. 2 cent). Om dit te vermijden heeft de btw-administratie recent een beslissing gepubliceerd waarbij ze zich tolerant opstelt ten aanzien van de btw-rapportering bij afgeronde betalingen. 

Tolerantie

De btw-administratie laat toe dat de btw wordt berekend op het totaal te betalen bedrag per tariefgroep voorafgaand aan de afronding. In de periodieke btw-aangifte mag bijgevolg per tariefgroep de maatstaf van heffing vóór afronding worden vermeld alsook de daarop verschuldigde btw. 

Eens men heeft gekozen voor de tolerantie is de keuze definitief en dient ze consistent toegepast te worden. De tolerantie geldt echter niet voor handelingen zonder kassasysteem die worden opgenomen in een dagboek van ontvangsten. Er dient immers steeds een verantwoordingsstuk (kassaticket, factuur, btw-bonnetje, etc.) opgesteld te worden dat de toegepaste afronding uitdrukkelijk moet vermelden. Deze verplichting ligt overigens in lijn met de toepassingsvoorwaarden om de afronding te mogen toepassen.