Orde en netheid naar een hoger niveau
Kenmerkend voor de 5 S-techniek is dat het een eenvoudige en toegankelijketechniek is, die snel tot merkbare verbeteringen leidt. En vooral: die aanleiding geeft tot duurzame verbeteringen. Dat wil zeggen dat het zoveel meer is dan de (jammer genoeg) veel voorkomende “opruimactie-want-er-is-belangrijk-bezoek-op-komst”. Dergelijke acties kosten namelijk tijd en geld en de effecten zijn na enige tijd weer verdwenen. In LEAN termen is dat pure verspilling.
Welnu, 5 S verzekert dat de orde en netheid blijvend naar een hoger niveau getild wordt. Met de ervaring van vele tientallen 5 S oefeningen, kan ik volgende punten vermelden die je niet uit het oog mag verliezen als je van je 5 S-projecten een blijvend succes wil maken:
Zorg voor management commitment
Zoals bij elk veranderingstraject is het commitment van het management een absolute voorwaarde tot blijvend succes. Management dient het kader te scheppen, de visie en het belang van het project te beklemtonen, en de nodige middelen ter beschikking te stellen.
Kies de juiste pilootprojecten en deelnemers
5 S dien je in te voeren via pilootprojecten. Probeer niet om een hele fabriekshal in één keer aan te pakken, dat zal veel te lang duren voor je resultaten boekt en daardoor verlies je de dynamiek. Werk dus met pilootprojecten. Kies de zones zorgvuldig: plekken waar orde en netheid nu niet (altijd) voldoet aan de vereisten, maar waar het wel wenselijk of zelfs noodzakelijk is. Zones waar “iedereen” voorbij komt en dus de vordering kan vaststellen. En kies daarbij de juiste deelnemers: zorg voor een juiste mix van uitvoerenden van verschillende afdelingen en/of ploegen. Een groep van een 6-tal personen is doorgaans voldoende
Maak pilootzones niet te groot
Vaak leidt het initiële enthousiasme tot (te) grote ambitie: een te grote pilootzone zorgt voor langzame vordering in het traject. Beperk de zone en werk volgens een vast schema, zodat het traject van de 5 stappen afgerond is in 3 tot maximum 4 maanden.
Maak de resultaten meetbaar
“Het is netter dan voorheen” of “vorige week was het precies beter opgeruimd” zijn zinnen die niet bijdragen tot verbetering. Daarom is het met de 5 S techniek zinvol om het aspect orde en netheid uit te drukken in een getal of een percentage. Dat kan perfect aan de hand van de specifieke auditlijsten die opgesteld worden per zone. Aan dat getal kan dan een streefcijfer gekoppeld worden: wordt dat cijfer behaald of overtroffen, is alles in orde. Halen we een lagere score dan het streefcijfer, worden alle “niet OK-situaties” besproken en gecorrigeerd.
Zorg voor snelle resultaten
Zoals hoger vermeld is het absoluut cruciaal dat de nodige veranderingen snel opgemerkt worden. Dat zorgt voor motivatie van het projectteam, maar zorgt tevens voor betrokkenheid en begrip van de overige medewerkers. Zodra zij de vraag stellen “wanneer is onze zone aan de beurt?”, weet je dat het project op goede weg is.
Visuele communicatie
Een sleutel tot succes is de interne marketing: zorg ervoor dat de planning, de vorderingen, de volgende stappen, … voor iedereen duidelijk zichtbaar zijn. Duid aan welke zones een 5 S traject ondergaan, geef foto’s en checklist weer, …
Denk ook aan andere elementen zoals verspillingen vermijden, ergonomie en veiligheid, …
In stap 2 wordt een vaste locatie gegeven aan de verschillende benodigde artikelen. Zorg hier voor een veilige, logische, ergonomische en “verspillingsarme” opzet.
Schakel de nodige afdelingen/medewerkers in
Vaak is in de loop van het project een interventie gewenst of noodzakelijk van de technische dienst, de kwaliteitsdienst, logistiek, … Door op voorhand voldoende te communiceren en ze tijdig mee in te schakelen vermijd je nodeloze discussies of vertraging.
Blijvende interesse van leidinggevenden helpt zeker
Niets is zo demotiverend voor een projectmedewerker dan zijn leidinggevende die geen enkele interesse vertoont in de stand van zaken of de vordering van het project. De leidinggevenden moeten op regelmatige basis interesse vertonen in het project, de geboekte vooruitgang, de planning voor het vervolg, de eventuele hinderpalen of moeilijkheden, …
Hou vol: de 5e stap is de belangrijkste!
Inderdaad, veel projecten lopen hier vast: te snel denken dat het project voldoende geborgd is. Zorg voor een periode van (minstens) 3 maanden waarin op wekelijkse of 2-wekelijkse basis audits uitgevoerd worden, waarna de resultaten besproken worden op het wekelijks productieoverleg of dergelijke. Slechts wanneer het echt deel van het bedrijfs-DNA geworden is, kan je de frequentie verminderen.
Veel succes met jullie 5 S projecten. Als ervaringsdeskundige kan ik verzekeren dat dit zeer dankbare en vruchtbare projecten zijn, die niet enkel leiden tot een blijvende verbetering van orde en netheid. Het groepsgevoel, het continu verbeteren en het verhoogd respect voor gemaakte afspraken zijn waardevolle nevengevolgen. En vooral: it is great fun!
