MSF Supply

Sector: Social profit

MSF Supply is een aankoopcentrum dat eigendom is van Artsen zonder Grenzen (AZG). Het biedt geïntegreerde logistieke diensten aan de missies van AZG en aan andere humanitaire non-profit organisaties.

Deze diensten omvatten technische ondersteuning, beheer van bestellingen van klanten, aanbestedingen en aankoop van materiaal, kwaliteitscontrole, opslag en verzending van goederen naar de verschillende landenmissies.

MSF Supply heeft als doel het reactievermogen van het werk van AZG te waarborgen door het leveren van het materiaal en de verbruiksgoederen die nodig zijn voor de missies. Deze levering beantwoordt aan de operationele behoeften door te voldoen aan de kwaliteitscriteria, de prijscriteria en de leveringsvoorwaarden (doorlooptijden, vervoersmodaliteiten en nationaal leveringsadres) die door de missies zijn vastgesteld.

De uitdagingen

MSF Supply wilde hun bestaande BI-omgeving vervangen en uitbreiden vanwege meerdere redenen:

• De bestaande omgeving draaide op een verouderde versie van SAP Business Objects (BO) dat niet langer door SAP werd ondersteund.
• Veel informatie werd uit verschillende operationele databases gehaald en manueel getransformeerd en gecombineerd om te kunnen rapporteren met Microsoft Excel omdat alle bestaande BO-rapporten mono-databronnen waren. Er was geen datawarehouse met de integratie van deze gegevens uit de verschillende operationele applicaties. Om de performantie van de order management KPI's te meten was er nood aan gegevens uit meerdere applicaties:

Nodhos is het centrale ERP-systeem van MSF Supply. Het zorgt voor het beheer van de bestellingen, de verzending en de productie van de kit. Nodhos draait op een Oracle database.

Portal is een intern ontwikkelde applicatie van MSF Suisse en fungeert als het systeem voor het aanmaken en valideren van orders op het terrein. Portal draait op een PostgreSQL database.

• Wanneer medewerkers van MSF Supply voor een missie naar het buitenland reizen, werken ze vaak op een lage bandbreedte of losgekoppelde omgeving. Om hun werk in het veld te ondersteunen hebben ze de mogelijkheid nodig om de gegevens overal mee naartoe te nemen. De bestaande BI-tool leverde hiervoor alleen statische hoogstaande PDF-rapporten, waarbij belangrijke gedetailleerde informatie werd weggelaten.

In het algemeen moest de nieuwe rapportageomgeving aan de volgende eisen voldoen

• Het mogelijk maken om de niet-ondersteunde SAP Business Objects omgeving te ontmantelen.
• De tijd om de KPI's voor orderbeheer te produceren, verkorten door het proces te automatiseren om de gecombineerde actuals van Nodhos en Portal te vergelijken met de door de eindgebruikers geleverde targets via Excel-bestanden.
• De kwaliteit van de informatie verbeteren en de tijd inkorten die nodig is om actuele informatie te verstrekken.
• Ondersteuning voor offline toegang tot interactieve rapporten met filter- en drill-down mogelijkheden.
• De belangrijkste rapportagetaal bij MSF Supply is Frans, maar ook Engels is vereist voor de internationale missies.

Oplossing

Volgens de elementaire gefaseerde aanpak werd het project opgesplitst in meerdere fasen. Om de oude Business Objects omgeving zo snel mogelijk te kunnen vervangen en te ontmantelen, werd het orderbeheerproces geselecteerd voor de eerste fase van het BI-programma.

Het orderbeheerproces omvat orderinformatie van de klant van twee applicaties: de orders worden in Portal aangemaakt door de medewerkers op het terrein. Zodra de orders zijn gevalideerd, worden ze geïmporteerd in het ERP-systeem Nodhos. Om de gegevens uit deze verschillende bronsystemen te integreren, werd voor het datawarehouse een tweelaagse aanpak (staging en Kimball sterschema) gebruikt.

Om de basis te helpen leggen voor alle toekomstige BI initiatieven, werd er ook speciale aandacht besteed aan het definiëren van de basis voor een echt enterprise data warehouse. element61 definieerde de algemene architectuur, de projectmethodologie, en trainde het personeel van MSF Supply in Business consulting hun manier van werken, elementair, die de beste elementen uit beproefde industriepraktijken, geleerde lessen uit de echte wereld, en leidende projectmethodologieën combineert.

De order management KPI's gaan allemaal over "doorlooptijden", het meten van de tijd die nodig is voor elke fase in de orderlevenscyclus, van bestelling tot verpakking, tot transport en uiteindelijk factuur.

Om snelle analytische rapporten over deze KPI's te ondersteunen en zelfbedieningsmogelijkheden te bieden om oorzaak en gevolg te analyseren, werd een kubuslaag gebruikt om de gegevens bloot te leggen.

De uitdaging hierbij was de speciale rapportageverplichting voor de gebruikers in het veld. Rapportages worden niet alleen verondersteld rapporten te zijn. Ze moeten een startpunt zijn voor verdere analyse, zelfs als ze offline zijn. Gebruikers moeten in staat zijn om te filteren en te drillen tot het laagste niveau van detail, extra velden of filters toe te voegen en de lay-out te wijzigen waar nodig voor een ad-hoc rapportage-eis.

Door gebruik te maken van Power Pivot voor Excel, zijn gebruikers in staat om de benodigde gegevens op te slaan op hun harde schijf, waardoor interactieve rapporten en verdere analyse worden ondersteund terwijl ze offline zijn.

Bij het ontwerpen van de rapporten is speciale aandacht besteed aan de grafische presentatie van de gegevens. Door goed gebruik te maken van voorwaardelijke opmaak, grafieken en andere grafische mogelijkheden van Microsoft Excel, worden de echte zinvolle uitzonderingen benadrukt.

Een ander belangrijk aspect van het project was de coaching- en kennisdelingsmethode, waarbij een belangrijk deel van de projecten werd uitgevoerd door interne medewerkers van MSF Supply, die in eerste instantie geen ervaring hadden met de Microsoft BI-tools of met concepten van datawarehousing. Gedurende het gehele project werd extra aandacht besteed aan het aanleren van algemene best practices binnen datawarehousing, zoals datamodellering en ETL-ontwerp, en het werken met de Microsoft BI-tools.

Gebruikte technologie

MSF Supply heeft een duidelijke keuze gemaakt voor de Microsoft Business Intelligence Solution set.

Microsoft SQL Server wordt gebruikt als back-end 

• Microsoft SQL Server 2014 voor de database
• Microsoft SQL Server Integration Services 2014 voor ETL
• Microsoft SQL Server Analyse Server 2014 (multidimensionaal) als kubus-technologie

Microsoft wordt gebruikt als front-end

• Microsoft Excel 2010 wordt gebruikt voor alle standaard rapportages, self-service en offline rapportage.

Rol van Business Consulting

element61 was verantwoordelijk voor de volgende rollen & activiteiten

• Definitie van de BI-routekaart
• Projectmanagement
• Definitie van de BI-architectuur
• Ontwikkeling van de Microsoft BI-oplossing
• Installatie en configuratie van alle componenten
• Ontwerp & bouw
• Uitrol
• Training & coaching van de interne medewerkers, zowel op het gebied van de concepten als op het gebied van de ontwikkelingstools

Conclusie

Hoewel dit slechts de eerste fase van het project was, was het al een enorme stap voorwaarts om het volwassenheidsniveau van MSF Supply voor BI te verhogen.

• De niet-ondersteunde Business Objects omgeving is vervangen door de nieuwste technologie, met behulp van Microsoft SQL Server 2014.
• Rapporten over gecombineerde gegevens van Nodhos en Portal kunnen worden gemaakt met behulp van het datawarehouse als één enkele gegevensbron. Er is geen noodzaak meer voor handmatig knippen en plakken en andere manipulaties van de data om de KPI's te berekenen.
• Zelfs wanneer gebruikers offline zijn, blijven de rapporten interactief en kunnen de medewerkers tot in de puntjes werken ter ondersteuning van hun dagelijkse activiteiten in het veld.
• Door de meertalige ondersteuning van de BI-oplossing zijn alle rapporten zowel in het Frans als in het Engels beschikbaar.